Документооборот на SharePoint
CONTEQ DocSpace

Наши решения по управлению электронным документооборотом позволяют автоматизировать документоориентированные процессы с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия:

• Управление договорами
• Делопроизводство
• Управление технической  документацией
• Управление заявками
• Электронные архивы

в масштабах всей организации или отдельных групп и подразделений и оптимизировать процессы создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов.

Решения строятся с использованием продукта CONTEQ DocSpace, разработанного на программной платформе Windows SharePoint Services 3.0 , и имеют преимущества:

• Интеграция документооборота с функциями совместной работы и взаимодействия: использование коммуникационных компонент портала,  что повышает общую эффективность работы
• Возможность самообслуживания системы пользователями, создание и настройка новых типов документов и составных процессов из готовых шаблонов
• Платформа решений обеспечивает интеграцию с  бизнес-приложениями в компании
• Возможность расширения функциональности сторонними поставщиками, за счет открытого программного интерфейса платформы SharePoint
• Инвестиции защищены лидирующим положением компании Microsoft,  для которой платформа SharePoint является стратегическим продуктом

Все решения реализованы с использованием общих принципов и механизмов:

• Возможность создания и настройки  составных процессов пользователями системы посредством определения последовательности простых этапов: рецензирования, доработки, согласования, утверждения или рассылки
• Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов для каждого этапа
• Возможность делегирования задач на каждом этапе прохождения документа
• Функции управления содержимым (извлечение/возврат, управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.)
• Возможность создания документов по шаблонам видов документов. Автоматизированное заполнение содержимого документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников
• Возможность создания составных документов, имеющих регистрационную карточку и содержащих другие документы со своими  наборами атрибутов
• Возможность определения связей между документами Поддержка политик хранения документов История работы с документом
• Возможность шифрования содержимого документов
• Интеграция с внешними системами для обмена данными
•  Поиск документов по атрибутам и содержимому
• Общая рабочая среда, возможность использования информационных и коммуникационных компонент портала для взаимодействия участников процессов.  

Архитектура решения  

Решение имеет многоуровневую модульную архитектуру, позволяющую создавать масштабируемые отказоустойчивые и безопасные приложения любой сложности.  

 Модульная архитектура позволяет наращивать функциональность системы поэтапно, постепенно подключая в систему дополнительные функции. Сервисы системы можно размещать на различных физических серверах SharePoint, добиваясь, тем самым, распределение нагрузки и повышения производительности системы в целом.

Системные службы. Обеспечивают базовую инфраструктуру функционирования системы. К базовым службам относятся службы операционной системы,  инфраструктура .Net Framework, службы Windows SharePoint Services, службы поиска и службы хранения данных.

Решение разрабатывается на базе технологических платформ Microsoft .Net Framework 3.5 и  Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Для автоматизации рабочих процессов используется платформа Windows Workflow Foundation, позволяющая создавать сложные процессы обработки документов.

Функции индексирования и обработки поисковых запросов выполняет Microsoft Search Server 2008 Express.

В качестве  сервера баз данных поддерживаются MS SQL Server 2000 SP4, MS SQL Server 2005 SP1, MS SQL Server 2008 любых редакций.

Базовые службы DocSpace. Обеспечивают базовую функциональность, такую как управление типами и видами документов, организация и управление хранением документов, управление ролями и доступом к документам и функциям системы, управление журналом истории документов, управление рабочими процессами, управление жизненным циклом документа, и т.д.

Прикладные службы DocSpace.  Реализуют прикладной функционал документооборота, например, управление электронными документами, управление поручениями, справочники, организационная структура, личные папки пользователей и т.д.

Клиентские службы. Обеспечивают доступ пользователей к документам и функциям системы. В качестве клиентских приложений используются web-браузеры и приложения Microsoft Office. Надстройки DocSpace позволяют выполнять некоторые функции документооборота в контексте офисных приложений (MS Office, MS Excel, MS Power Point).

Бизнес-модули. Реализация конкретных бизнес-приложений, Управление договорами, Управление внутренними документами, Управление Внешней корреспонденцией, Архив документов, и т.п.