«Кораблик»

Сеть магазинов Кораблик берет свой отчет с 1999 года, когда был открыт первый магазин. В достаточно короткое время удачный формат магазинов завоевал популярность среди молодых родителей, позволил магазинам обрести известность на рынке детских товаров.

Сейчас сеть насчитывает более 40 магазинов, распределенных по Москве и пригородам, обеспечивая семьи с детьми до 7 лет детскими товарами. Товары сети Кораблик можно приобрести непосредственно в самих магазинах сети и через Интернет.

Ситуация

Ввиду территориальной разрозненности магазинов и офисов компании, «Кораблику» был необходим дополнительный инструмент, который позволил бы создать единое информационное пространство для взаимодействия сотрудников, Персонал в магазинах был информационно оторван от центрального офиса, а в качестве инструмента обмена данными и распространения информации использовалась только электронная почта, что снижало оперативность деятельности и создавало большое количество рутинных операций.

Перед IT отделом сети магазинов Кораблик была поставлена задача – выбрать и внедрить информационную систему, объединяющую всех сотрудников территориально распределенной компании. Предстояло создать среду взаимодействия для 200 человек в центральном офисе, а так же для сотрудников 40 магазинов, по 5-6 человек в каждом, и в перспективе имеющей возможность функционировать при увеличении количества магазинов до 100.

Информационная система должна была выполнять функции распространения информации, сведения воедино новостей и календарей мероприятий магазинов и офиса, обмена мнениями, документами и организации совместной работы, автоматизировать рабочие процессы.

Процесс поставки товаров является наиболее критичным для бизнеса торговой сети. Хотя все операции планирования и учета ведутся в ERP системе Microsoft Dynamics Ax, операция сверки фактически поставленного товара с параметрами заказа занимала слишком много времени. Заявки на поставку товаров в магазины сначала заводятся в ERP систему компании – Microsoft Dynamics Ax, а отметка о фактической поставке в системе ставится только после получения и проверки центральным офисом первичных подтверждающих документов (акты, накладные, счета-фактуры). Первичные документы в магазинах сканировались, прикреплялись к электронному письму и отправлялись на выделенный адрес. В центральном офисе почтовый ящик последовательно разбирался отделом контроля, который делал отметки в ERP системе о фактически поставленном товаре и удалял письмо. При этом никакой истории не сохранялось, и последовательность обработки писем была произвольной.

Решение

Базовой платформой для создания корпоративного портала компании был выбран Microsoft SharePoint Server.

Функциональные возможности Microsoft SharePoint Server полностью отвечали требованиям к платформе организации взаимодействия. Основу решения составил коробочный продукт – пакет согласованных компонент для SharePoint созданный петербургской компанией Контек «Conteq Intranet Portal».

Conteq Intranet Portal – пакет согласованных компонент, позволяющий быстро развернуть корпоративный портал организации на базе SharePoint. Conteq Intranet Portal включает в себя типовую структуру навигации, которую можно быстро и просто изменить и настроить в соответствии с конкретными задачами.

С использованием Conteq Intranet Portal были созданы разделы Компания, Сотрудники, Подразделения, Магазины, Наша жизнь и Заявки.

Для автоматизации процесса обработки первичной документации был создан специальный компонент SharePoint. Компонент реализует процессы сбора и обработки первичных документов, структурированного хранения, поиска и регламентированного доступа к ним со следующими ключевыми возможностями:

Результат

Корпоративный портал сети магазинов Кораблик объединил сотрудников компании. Теперь сотрудники центрального офиса и 40 территориально распределенных магазинов получили доступ не только к официальной информации, но и возможность обмениваться фотографиями, объявлениями, событиями – жить в рамках единой успешной компании.

Автоматизация процесса обработки первичных документов гарантировала четкое соблюдение правил работы, исключить потери и пропуски документов, увеличить скорость внесения данных в ERP систему и повысить эффективность работы всей сети магазинов.