«Ленэнерго»

http://www.lenenergo.ru

«Ленэнерго» - одна из крупнейших распределительных сетевых компаний страны. Основными функциями «Ленэнерго» являются передача электрической энергии по сетям, а также присоединение потребителей к электрическим сетям на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.  

Ситуация

Специалисты компании Conteq завершили проект внедрения автоматизированной системы управления закупками на базе СЭД/ECM-системы DocSpace и Microsoft SharePoint в одной из крупнейших распределительных сетевых компаний страны «Ленэнерго». В итоге компании удалось в 2 раза снизить трудозатраты на организацию закупочных процедур. Проект по автоматизации управления закупками был направлен на повышение эффективности организации за счет приобретения необходимых материально-технических ресурсов и услуг установленного качества, требуемого количества, в нужное время, в нужное место и с наименьшими затратами. Оперативный поиск нужной информации являлся неотъемлемой задачей проекта автоматизации. Кроме стандартных механизмов поиска организованного контента по различным метаданным, система предусматривает и косвенный поиск через аналитические данные. Такой поиск экстремальных значений показателей позволяет своевременно найти некорректные данные, детально рассмотреть механизм их появления и принять нужные меры для исправления возникшей ситуации.

При выборе партнера по внедрению системы управления закупками, руководству компании «Ленэнерго» было важно не только само решение и его функциональность, но и ценовая политика партнера, его опыт внедрения и ресурсы, которые могли быть выделены для реализации проекта. Из ведущих системных интеграторов, представивших свои решения, была выбрана компания Conteq и система управления закупками на базе СЭД/ECM-системы DocSpace и Microsoft SharePoint. В итоге компания получила единую современную систему управления закупками, которая объединила все бизнес-процессы закупочной деятельности.

Цели и задачи проекта

Перед руководством компании «Ленэнерго» стояли следующие цели:

Решение

Перед внедрением проектная команда Conteq определила для себя четкие этапы будущего проекта. В первую очередь, необходимо было провести обследование бизнес-процессов, проектирование и разработку самой системы. Также, необходимо было организовать обучение пользователей и администраторов,  развернуть систему и тиражировать ее на все подразделения.

В рамках реализации и внедрения Автоматизированной системы управления закупками на базе СЭД/ECM-платформы DocSpace и Microsoft SharePoint были автоматизированы основные этапы закупочной деятельности:

1. Формирование и согласование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ);

2. Проведение закупочной процедуры;

3. Определение победителя;

4. Отправка сведений о победителе для заключения договора;

5. Исполнение поручений;

6. Регламентированные отчеты по исполнению ГКПЗ.

Реализованы важные функции мониторинга, в том числе: мониторинг исполнения годовой комплексной программы закупок, проиводтельности системы, а также мониторинг исполнения с возможностью самостоятельного построения отчетных форм пользователями.

Система включает автоматизацию основных задач документооборота на базе решения DocSpace: процессов создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов.

Результаты

Внедрение автоматизированной системы управления закупками позволило:

Уникальность проекта

1. Проект охватил все структурные подразделения, процессы управления закупками охватывают все виды деятельности предприятия, к системе подключены все территориально распределенные подразделения компании;
2. Высокая скорость запуска системы в промышленную эксплуатацию – за счет применения готового решения для автоматизации бизнес-процессов DocSpace система была внедрена в промышленную эксплуатацию через три месяца после старта проекта и развивалась в ходе эксплуатации;
3. Создан полноценный BI инструмент для статистического и on-line анализа состояния процессов, выявления слабых мест в бизнес-процессах и в исполнительской дисциплине. Система позволяет проводить реинжиниринг автоматизированных бизнес-процессов в замкнутом цикле, накапливая статистику по процессу и проводя изменения его параметров.
4. Внедрена концепция оценки производительности системы, используя положения методики APDEX (Application Performance Index – Индекс производительности информационных систем), в соответствии с которой производительность системы оценивается с точки зрения субъективного восприятия пользователями процесса работы с ней. Внедрение данной технологии позволяет отслеживать состояние системы по набору комплексных показателей, которые включают в себя взаимоувязанные натуральные технические показатели производительности отдельных компонент.

Комментарий:

Юрий Цветков - директор по информационным технологиям ОАО «Ленэнерго»

 

«Система позволяет сделать достаточно сложный процесс организации закупок прозрачным и понятным для всех участников – инициаторов закупки, сотрудников, отвечающих за организацию и проведение конкурсных процедур, юристов, финансистов», - отметил директор по информационным технологиям ОАО «Ленэнерго»

DocSpace в Ленэнерго - проект года по версии Global CIO