СЭД\ECM – система DocSpace соответствует ГОСТ по делопроизводству

СЭД\ECM – система DocSpace на базе SharePoint соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Известно, что правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Поэтому Conteq заложил в систему управления  электронными документами и рабочими процессами DocSpace максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было реализовать различные схемы работы с документами. Например, в DocSpace реализована регистрационно-контрольная карточка входящего документа, полностью соответствующая ГОСТ Р 6.30-2003.

Данный ГОСТ, несмотря на его рекомендательный характер, является настольной книгой делопроизводителей и секретарей и обеспечивает совместимость, понятность и полноту информационного взаимодействия.

Соответствие регистрационно-контрольной карточки документа  ГОСТу свидетельствует о стремлении разработчика сделать систему максимально удобной не только с точки зрения ИТ-специалиста, но и со стороны пользователя.

В таблице приведены рекомендуемые ГОСТом поля при обработке входящего документа и их отображение в системе управления электронными документами и рабочими процессами DocSpace.

Название поля по ГОСТ

Значение поля по ГОСТ

Реализация в СЭД\ECM DocSpace

Автор

Фиксирование автора входящего документа и организации-контрагента.

Выбор из справочника «Контрагент» и «Контакт». Выбор из справочника двойным щелчком мыши.

Название вида документа

Вид регистрируемого документа.

Поле «Вид документа», проставляется автоматически.

Дата документа

Дата, присвоенная автором.

Поле «Исходящая дата».

Индекс документа

Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего документа.

Поле «Исходящий номер».

Дата поступления

Переносится с регистрационного штампа поступления.

Поле «Дата поступления».

Индекс поступления

Переносится из отметки о регистрации поступившего документа.

Поле «Регистрационный номер», проставляется автоматически.

Заголовок документа

Заголовок и краткое содержание документа.

Поля «Название» и «Содержание».

Резолюция

Переносится из документа основное содержание поручения, дата и автор резолюции.

После создания документа можно создать поручение или группу связанных поручений с указанием всех необходимых параметров.

Срок исполнения

Дата и срочность.

Поле «Срочность» в карточке документа, прочие даты – в связанных с документом задачах и поручениях.

Отметка об исполнении

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса с указанием даты или срока исполнения.

На вкладке «История» описаны все задачи по данному документу, а на вкладке «Вложения» присоединенные файлы. Дополнительную информацию можно получить, нажав на кнопку «Показать поручения».

Отметка о направлении документа в дело

Указывается индекс дела по номенклатуре дел,  дата и подпись ответственного лица.

Поле «Номер дела», выбор из справочника «Номенклатура дел».

 

Заказать презентацию системы электронного документооборота  DocSpace (СЭД на SharePoint) можно по адресу info@conteq.ru