1С: Документооборот

Современная ECM (Enterprise Content Management) система с широким набором возможностей, полностью автоматизирующая весь цикл движения документов в организации. Система 1С: Документооборот  позволит ускорить согласование договоров, полностью исключить потери данных, повысить исполнительскую дисциплину и мотивацию сотрудников.

Для кого

Вам нужно это решение, если Вы хотите

Сократить материальные расходы организации, за счёт снижения издержек на приобретение производственных площадей и расходных материалов, необходимых для бумажных документов. 

Автоматизировать процесс составления отчётности движения документов среди подразделений организации. Оперативно получать важную аналитику в пару щелчков.

Повысить уровень исполнительской дисциплины и осуществлять контроль над документооборотом из любой точки на планете.

Организовать совместную работу с другими структурами компании в едином информационном пространстве, что позволит ускорить согласование документов и принятие решений.

За несколько секунд получать доступ к определенной категории документов и оперативно исправлять ошибки по ним.

Исключить риск потери документов и дубляжа документации.

Вы сможете

Возможность первая

Обеспечить оптимальную совместную работу над документами и сократить временные издержки на коммуникации сотрудников.

Возможность вторая

Структурировать документацию в компании, автоматизировать документооборот и связанные с ним бизнес-процессы, такие как: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление и т.д..

Возможность третья

Создать эффективные механизмы контроля работ на всех этапах, что значительно снижает риск невыполнения поручений.

Возможность четвертая

Создать единое хранилище документов, с последующей автоматизацией правил и нормативов хранения документации.

Снизить

Снизить расходы, за счёт отказа от бумажного документооборота (экономия бумаги, канцелярии, отсутствие оплаты площадей для хранения и пр.).

Возможности системы

  • Договорная работа
  • Управление документами
  • Автоматизация процессов
  • Почта
  • Постановка и контроль задач
  • Управление проектами
  • Мобильный клиент
  • Совещания и прочие мероприятия

Договорная работа

Договорная работа

  • Подготовка договора, с последующим учётом договоров, актов, допсоглашений и других договорных документов.
  • Согласование договоров, ведение истории переписки.
  • Контроль наличия всех документов по договору (акт, счет и пр.)
  • Учёт, контроль и перенос сроков действия договорных документов.
  • Автоматическое продление сроков действия.
  • Контроль возврата экземпляров.
  • Контроль исполнения договорных обязательств и этапов.

  • Учёт скан копий оригиналов.
  • Отслеживание передачи текста контрагенту на подпись.
  • Расторжение.

Управление документами

Управление документами

  • Учет поступающей корреспонденции от организаций и обращений от физических лиц.
  • Учет исходящих писем, как ответных, так и инициативных.
  • Учет организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов.
  • Учёт связей между документами, контроль исполнения документов.
  • Добавление и просмотр резолюций и виз в карточке документа.
  • Повседневная работа с обычными файлами.
  • Шаблоны приказов, актов и других файлов.
  • Более 70 реквизитов в учетной карточке.
  • Сканирование и штрихкодирование.
  • Автоматическое распознавание.
  • Нанесение штрихкодов и поиск по ним.
  • Объединение текстов в комплекты.
  • Хранение, сравнение, просмотр отличий версий файлов. 
  • Ведение архива финансовых документов.
  • Поиск по реквизитам, полнотекстовый поиск по содержимому файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Автоматизация процессов

Автоматизация процессов

  • Автоматизация готовых процессов, таких как: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение и других.
  • Использование параллельного, последовательного и смешанного порядка выполнения работ.
  • Создание для каждого процесса - своей схемы работы, которая легко настраивается под специфику компании.
  • Автоматизация сложной обработки документов для любой задачи управления–комплексный процесс.
  • Объединение работ исполнителей в цепочки (т. н. комплексные процессы), настройка порядка и условий их выполнения.
  • Маршрутизация процессов по условиям (например, договоры свыше 200 тысяч рублей обязательно согласовывать еще и с юридическим отделом) 
  • Запуск процессов по заранее подготовленным шаблонам.
  • Автоматический запуск процессов в заданный срок или при наступлении событий.
  • Перенаправление и распределение задач, учет процессов и подпроцессов, задач и подзадач.
  • Отправка задач исполнителю или роли.
  • Анализ всей истории работы исполнителей по документам.
  • Электронная подпись (ЭП) для виз согласования, утверждения и резолюций руководителя.

Почта

Почта

  • Автоматическая обработка почты.
  • Ведение, просмотр и хранение истории переписки.
  • Простая и удобная работа с почтой прямо в системе.
  • Интеграция с персональными почтовыми программами (Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другими).
  • Привязка писем к документам.
  • Создание писем на основании процессов, проектов, мероприятий, внутренних, входящих и исходящих документов, файлов и других данных.
  • Выполнение задач по почте.
  • Отзыв и перенаправление писем.
  • Общая адресная книга с фото.
  • Быстрый поиск писем.

Постановка и контроль задач

Постановка и контроль задач

  • Отображение списка задач «на сегодня» у каждого пользователя на рабочем столе.
  • Просмотр задач своих подчиненных.
  • Учет, контроль и анализ сроков, циклов, успешности исполнения.
  • Почтовые оповещения о новых или просроченных задачах и о приближении сроков. 
  • Ролевая маршрутизация.
  • Делегирование задач.
  • Перенаправление задач другим сотрудникам.
  • Учет и контроль переноса сроков.
  • Учет принятия задач к исполнению.
  • Настройка составных процессов без программирования.
  • Формирование отчётов по исполнительской дисциплине. 
  • Контроль и анализ циклов согласования документов.
  • Автозапуск процессов по событиям.

Управление проектами

Управление проектами

  • Планирование проектов, создание плана проекта, формирование команды проекта.
  • План проекта в виде списка задач и диаграммы Ганта.
  • Соблюдение процедур управления проектам.
  • Коммуникации участников в проекте.
  • Учёт и контроль исполнения проектных задач.
  • Управление проектом по контрольным точкам.
  • Учет трудозатрат по проектам и задачам в разрезе проектов.
  • Учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач).
  • Загрузка проектов из Microsoft Project.
  • Привязка к проектам документов, файлов, писем, процессов, мероприятий для последующего поиска и анализа.
  • Формирование отчетности по проектам.

Мобильный клиент

Мобильный клиент

  • Создание, отправка получение писем.
  • Просмотр файлов в письмах.
  • Просмотр собственных задач, постановка задач сотрудникам.
  • Просмотр календаря, создание событий. 
  • Работа на iPad, iPhone, Android, WindowsPhone.
  • Работа через WiFi, 3G, EDGE, GPRS.
  • Не требуется постоянное подключение, возможна работа, например, в самолете.

Совещания и прочие мероприятия

Совещания и прочие мероприятия

  • Автоматизация организации, подготовка и проведение внутренних, внешних и протокольных мероприятий.
  • Бронирование помещений.
  • Подготовка, согласование и утверждение программы, протокола и других материалов мероприятия.
  • Контроль исполнения пунктов протоколов.
  • Коллективные обсуждения и голосования на форуме.
  • Анализ эффективности проведения и исполнения.

Преимущества системы

Гибкая

Гибкая, масштабируемая и высокопроизводительная система.

Многоплатформенность

Многоплатформенность, работа с различными СУБД.

Оптимальное

Оптимальное соотношение цена-качество.

Короткие

Организация документооборота в короткие сроки.

Оставьте заявку

Оставьте заявку и наш специалист ответит на интересующие Вас вопросы или проведёт демонстрацию системы.

Оставить заявку

* — поля, обязательные для заполнения

Оставить заявку

* — поля, обязательные для заполнения