DocSpace

DocSpace

Комплексная система управления документами и бизнес-процессами организаций, созданная на платформе Microsoft SharePoint

Внедрение возможно как локально с использованием оборудования заказчика, так и в облаке.

Для кого

Вам нужно это решение, если Вы хотите

Ускорить взаимодействие сотрудников, тем самым повысить исполнительскую дисциплину.

Сократить сроки согласования документов от 4 часов до 30 минут. 

Создать единое централизованное хранилище электронных версий документов, предотвратив риск потери документов.

Обеспечить полный контроль цикла обработки и согласования документов.

Снизить расходы на коммуникации (экономия бумаги, канцелярии, бензина и пр.).

Производить мониторинг рабочих процессов из любой точки мира.

Возможности решения

  • Электронный документооборот
  • Заявки на оплату
  • Электронный архив
  • Отчётность
  • Потоковое сканирование
  • СЭД для планшетов и смартфонов

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО)

  • Управляйте электронными документами различных видов на всех этапах их жизненного цикла (входящие и исходящие, организационно-распорядительные (ОРД), внутренние документы и служебные записки, договоры).
  • Организуйте совместную работу с проектами документов, получая автоматическое напоминание о нарушении сроков по электронной почте.
  • Создавайте поручения\подпоручения, переназначайте поручения исполнителям по одному документу  или нескольким.
  • Используйте шаблонные цепочки согласования или настраиваемые цепочки согласования, с возможностью указания времени на согласование.
  • Создавайте типовые маршруты движения, с привязкой маршрута к типам документов, исполнителям и т.д..
  • Используйте атрибутивный поиск или полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка.

Заявки на оплату

Заявки на оплату

  • Формируйте заявки на оплату в соответствии с утвержденным шаблоном и с использованием общекорпоративных справочников.
  • Согласуйте заявки на оплату в электронном виде в системе документооборота.
  • Ведите динамические журналы заявок на оплату в СЭД.
  • Ведите учет статусов заявок (на согласовании, согласована, на утверждении, на оплате, оплачена).
  • Возможность автоматической рассылки уведомлений участникам процесса согласования.
  • Ведите архив заявок на оплату с поиском заявок по различным атрибутам.

Электронный архив

Электронный архив

  • Возможность автоматической передачи документов в архив.
  • Формируйте строгие правила хранения документов.
  • Создавайте запреты на изменение документа, в том числе администратором.
  • Организуйте хранение многокомпонентных документов с сохранением их связей.
  • Возможность формирования различных реестров и выписок.
  • Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск по архиву.

Отчётность

Отчётность

  • Проводите анализ накопленных в СЭД данных и формируйте отчётность: по исполнительской дисциплине, по договорам в различных разрезах (по контрагенту, статусу и т.п.), об исполнении поручений руководства.
  • Выгружайте стандартные отчёты по показателям: журналы регистраций по входящим и исходящим документам, внутренним документам.
  • Обеспечена возможность сохранения сформированных отчетов в форматах PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX.
  • Возможность создания инвидуальных отчётов под заказчика, таких как: динамические отчеты с использованием OLAP-технологий (online analytical processing, аналитическая обработка в реальном времени), специализированные отчеты и расчет дополнительных показателей (без программирования), массивы данных для выгрузки в Excel, DWH и OLAP, интеграция с Power BI и трёхмерным географическим визуализатором для Excel 2013.

Потоковое сканирование

Потоковое сканирование

  • Ввод в систему большого количества бумажных документов.
  • Регистрируйте документы с помощью модуля потокового сканирования (с заполнением карточки документа).
  • Формируйте и печатайте штрих-коды для регистрируемых в СЭД документов.
  • Потоковое сканирование документов и прикрепление к РКК (регистрационная контрольная карточка) в СЭД.
  • Возможность поиска документов в СЭД по отсканированным штрих-кодам.
  • Формируйте сканированный образ документа.
  • Формируйте электронную учётную карточку, содержащую электронный образ отсканированного документа.
  • Передавайте корректно отсканированный электронный образ документа в БД.

Приложение для планшетов и смартфонов

Приложение для планшетов и смартфонов

  • СЭД/ECM-система DocSpace доступна через приложение для iPad, а также с любого устройства (планшета, смартфона), работающего на Windows 8.
  • Просматривайте перечень предоставленных на подпись (направленных) документов.
  • Отдавать распоряжения и поручения сотрудникам, с возможностью просмотра статуса исполнения.
  • Редактируйте документы.

Преимущества системы

Единственная

Единственная СЭД/ECM, созданная без нарушения ядра SharePoint. 

С открытым

С открытым программным кодом.

Стоимость

Лицензии разработчика/администратора уже включены в стоимость.

Оставьте заявку

Оставьте заявку и наш специалист ответит на интересующие Вас вопросы или проведёт демонстрацию системы.

Решением пользуются

Оставить заявку

* — поля, обязательные для заполнения

Запросить консультацию

* — поля, обязательные для заполнения

Оставить заявку

* — поля, обязательные для заполнения