DocSpace - электронный документооборот на SharePoint

DocSpace for Sharepoint

DocSpace for Sharepoint - комплексная система управления документами и бизнес-процессами организаций.

DocSpace - система электронного документооборота (СЭД) или система управления контентом (ECM), созданная на платформе Microsoft SharePoint. Решение позволяет полностью автоматизировать документооборот компании, повысить исполнительскую дисциплину, ускорить взаимодействие сотрудников, сократить сроки согласования документов, отслеживать статус по документу на всех этапах и создать электронный архив документов.   

Внедрение электронного документооборота возможно локально с использованием оборудования заказчика, в облаке с помощью Microsoft Office 365 или Microsoft Azure.

                                                               

Возможности системы DocSpace for SharePoint

 Автоматизация ОРД

 Внутренние документы

 Канцелярия

Договоры

Заявки на оплату

Электронный архив

Отчетность

Согласование документов

Контроль исполнения

Мобильное приложение

   

Потоковое сканирование

   

 

 

                    Автоматизация ОРД

  • полный контроль за движением документов, с возможностью просмотра ответственных и статуса исполнения
  • обработка распорядительных и организационных документов
  • создание ОРД документов по готовым шаблонам
  • отправка документа на ознакомление и исполнение
  • просмотр версионности документа, времени внесения изменений и автора изменений
  • формирование и делегирование полномочий, рассмотрение и формирование резолюции по документам
  • просмотр всей истории документа от создания до архивации, подготовка отчетности
  • информирование о поступивших и просроченных поручениях по электронной почте
  • автоматическое формирование поручений по обработке документа

 

Внутренние документы

  • формирование любых типов внутренних документов
  • согласование и рассмотрение документов прямо системе
  • создание внутренних документов по готовым шаблонам
  • отправка внутренних документов в архив, с возможностью удобного поиска по заданным критериям
  • отправка документов по маршруту, с указанием ответственных за исполнение 
  • просмотр версионности документа с детализацией до точного времени внесения изменений и автора изменений

   Канцелярия

  • создание входящих, исходящих и внутренних документов путем заполнения регистрационной карточки с автоматическим присвоением регистрационного номера документа
  • добавление все необходимой информации по документу, включая файлы, ответственных, приоритет и сроки выполнения
  • выдача имеющихся дубликатов при регистрации
  • создание документов по готовым утвержденным шаблонам
  • регистрация документов со сканера (с поддержкой распознавания текста)
  • присвоение и печать штрих-кодов
  • отправка документов на рассмотрение по маршруту с указанием ответственных
  • контроль сроков исполнения документов
  • автоматическая отправка уведомлений по почте участникам процесса согласования

Договоры

  • единое централизованное хранилище информации, с возможностью быстрого поиска по заданным критериям
  • создание документов осуществляется путем заполнения регистрационной карточки
  • пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам
  • создание документов по готовым шаблонам
  • просмотр всего маршрута движения документа на всех этапах его жизненного цикла
  • просмотр версионности документа, времени внесения изменений и автора изменений
  • формирование и делегирование полномочий, просмотр отчетов по резолюции
  • просмотр всей истории документа от создания до архивации
  • информирование о поступивших и просроченных поручениях по электронной почте

             Заявки на оплату

  • создание заявок на оплату в соответствии с утвержденным шаблоном и с использованием общекорпоративных справочников
  • согласование заявок на оплату непосредственно в системе СЭД
  • просмотр статусов заявок (на согласовании, согласована, на утверждении, на оплате, оплачена)
  • автоматическая отправка оповещений участникам процесса согласования о старте начала работ
  • удобный атрибутивный поиск заявок по всему архиву системы

Электронный архив

  • передача документов в архив в один клик
  • возможность классификации файлов
  • удобный поиск документов по заданным критериям или штрих-кодам
  • гибкая настройка прав доступа обеспечивает информационную безопасности хранимых документов
  • запрет на изменение документа, в том числе администратором

Отчетность

  • быстрый просмотр текущих статусов по поручениям или задачам с помощью цветных индикаторов через веб-интерфейс
  • автоматическая выгрузка стандартных отчетов в один клик, с возможностью сохранения сформированных отчетов в форматах PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX ( отчеты по исполнительской дисциплине, по договорам в различных разрезах (по контрагенту, статусу и т.п.), об исполнении поручений руководства и тд)
  • быстрый и удобный просмотр различных показателей в системе сэд, таких как: входящие, исходящие и внутренние журналы регистраций
  • создание новых динамических отчетов с использованием OLAP-технологий (аналитическая обработка в режиме реального времени)
  • подготовка специализированных отчетов и расчет дополнительных показателей

Задать вопрос!

Согласование документов

  • настройка любых маршрутов документов, отправка документов на доработку
  • просмотр версионности документа, времени внесения изменений и автора изменений
  • возможность коллективной работы и обсуждений прямо в системе
  • создание листов согласования, с возможностью группового согласования
  • отправка оповещений исполнителям по электронной почте
  • возможность выбора точного времени на согласование документов
  • работа с шаблонными маршрутами согласования (например, при согласовании договора по величине суммы)
  • просмотр протокола событий обработки документов
  • использование ЭЦП

                      Контроль исполнения

    • создание задач и поручений, назначение контролера
    • формирование персональных и групповых поручений
    • делегирование поручений, с возможностью замещения ответственных
    • отслеживание хода работ с помощью специальных статусов, которыми сопровождаются как сами поручения, так и документы, по которым они были созданы
    • отправка уведомлений о поступивших и просроченных задачах в почту ответственному
    • возможность добавления файлов к поручениям
    • проверка исполнения задания и формирование замечаний
    • ведение журнала поручений
    • формирование различных отчетов по дисциплине, в том числе и индивидуальных
    • расчёт коэффициента исполнительской дисциплины (КИД)
    • атрибутивный и полнотекстовый поиск поручений, удобная фильтрация

 

Мобильное приложение

  • получение доступа к корпоративным ресурсам вне зависимости от их местонахождения и используемых устройств
  • мобильное приложение разработано для iOS и Android и интегрировано с нашими решениями

                         Потоковое сканирование

  • создание штрих-кода для регистрируемого документа в системе
  • быстрый и удобный поиск документа по присвоенному штрих-коду
  • создание сканированного портрета документа и занесение его в систему
  • отправка отсканированного документа в базу данных

Задать вопрос!

Перейти на сайт  DocSpace