DocSpace

DocSpace

Комплексная система управления электронными документами и бизнес-процессами, созданная на платформе Microsoft SharePoint

Внедрение возможно как локально с использованием оборудования заказчика, так и в облаке.

Вам знакомо?

1 Не найти документы

Документы теряются в процессе согласования, сложно отслеживать и контролировать их перемещения

2 Теряются документы

Вы теряете прибыль из-за низкой оперативности бизнес-решений

3 Снижается продуктивность

Продуктивность сотрудников падает из-за 

нерегламентированности бизнес-процессов 

4 Совместная работа

Согласование и правки документов занимают большое количество времени

5 Архив

Невозможно быстро найти необходимый документ или файл в архиве

6 Незащищенность информации

В процессе работы, происходит утечка важной информации (документов, файлов и другого контента)

Пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами

Вам нужно это решение, если Вы хотите

Ускорить взаимодействие сотрудников и повысить исполнительскую дисциплину

Сократить сроки согласования документов от 4 часов до 30 минут

Создать единое хранилище электронных документов и предотвратить риск их потери

Обеспечить полный контроль цикла обработки и согласования документов

Снизить финансовые и технические расходы (на бумагу, место для архива и пр.)

Производить мониторинг рабочих процессов из любой точки мира

Сократить временные затраты на ежедневный рутинный труд

Защитить информацию от утечки, обеспечить безопасность данных строгим разграничением прав доступа

Создать единую систему бизнес-процессов для всех сотрудников

Возможности решения

  • Электронный документооборот
  • Заявки на оплату
  • Электронный архив
  • Отчётность
  • Потоковое сканирование
  • СЭД для планшетов и смартфонов

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО)

  • Управляйте электронными документами различных видов на всех этапах их жизненного цикла (входящие и исходящие, организационно-распорядительные (ОРД), внутренние документы и служебные записки, договоры)
  • Организуйте совместную работу с проектами документов, получая автоматическое напоминание о нарушении сроков по электронной почте
  • Создавайте поручения\подпоручения, переназначайте поручения исполнителям по одному документу  или нескольким
  • Используйте шаблонные цепочки согласования или настраиваемые цепочки согласования, с возможностью указания времени на согласование
  • Создавайте типовые маршруты движения, с привязкой маршрута к типам документов, исполнителям и т.д.
  • Используйте атрибутивный поиск или полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка

Заявки на оплату

Заявки на оплату

  • Формируйте заявки на оплату в соответствии с утвержденным шаблоном и с использованием общекорпоративных справочников
  • Согласуйте заявки на оплату в электронном виде в системе документооборота
  • Ведите динамические журналы заявок на оплату в СЭД
  • Ведите учет статусов заявок (на согласовании, согласована, на утверждении, на оплате, оплачена)
  • Возможность автоматической рассылки уведомлений участникам процесса согласования
  • Ведите архив заявок на оплату с поиском заявок по различным атрибутам

Электронный архив

Электронный архив

  • Возможность автоматической передачи документов в архив
  • Формируйте строгие правила хранения документов
  • Создавайте запреты на изменение документа, в том числе администратором
  • Организуйте хранение многокомпонентных документов с сохранением их связей
  • Возможность формирования различных реестров и выписок
  • Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск по архиву

Отчётность

Отчётность

  • Анализ и формирование отчетности: по исполнительской дисциплине, по договорам в различных разрезах (по контрагенту, статусу и т.п.), об исполнении поручений руководства
  • Выгружайте стандартные отчёты по показателям: журналы регистраций по входящим и исходящим документам, внутренним документам
  • Храните отчеты в форматах PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX.
  • Возможность создания инвидуальных отчётов под заказчика: динамические отчеты с использованием OLAP-технологий (online analytical processing, аналитическая обработка в реальном времени), специализированные отчеты и расчет дополнительных показателей (без программирования), массивы данных для выгрузки в Excel, DWH и OLAP, интеграция с Power BI и трёхмерным географическим визуализатором для Excel 2013.

Массовый ввод документов в СЭД

Массовый ввод документов в СЭД

  • Массово сканирует документы с прикреплением к РКК (регистрационной контрольной карточки) в СЭД
  • Формирует и распечатывает штрих-коды для регистрируемых документов
  • Позволяет легко найти нужный документ по отсканированным штрих-кодам
  • Формирует сканированный образ документа
  • Создает электронную учётную карточку, содержащую электронный образ отсканированного документа
  • Передает корректно отсканированный электронный образ документа в БД
  • По запросу форматирует ранеезагруженные документы из СЭД переводя их в нужный формат
  • Распознает более 50 языков
  • Сохраняет документы в различных форматах: txt, rtf, xls, xlsx, docs, html, xml, pdf

Работа с планшетов и смартфонов

Работа с планшетов и смартфонов

Мобильный клиент DocSpace доступен на платформах Android, iOS, Windows.

Мобильный клиент DocSpace для руководителя:

  • Добавлять, редактировать, согласовывать документы
  • Формировать замечания к документу
  • Добавлять, скачивать и просматривать вложения
  • Ставить задачи и выдвигать поручения
  • Назначать ответственных за поручения
  • Просматривать, согласовывать и создавать отчеты по поручениям
  • Контролировать выполнение работ
  • Работать в оффлайн-режиме

Мобильный клиент DocSpace для пользователя:

  • Формировать, редактировать документы
  • Добавлять, скачивать и просматривать вложения в оффлайн-режиме
  • Ставить задачи и выдвигать поручения
  • Назначать ответственных за подпоручения
  • Формировать отчеты по завершенным задачам
  • Просматривать отчеты по поручениям
  • Работать в оффлайн-режиме

Стоимость системы DocSpace

Стоимость коробочного решения DocSpace на 50 лицензий клиентского доступа составляет 350 000 рублей.

 

Система DocSpace может быть развернута как самостоятельно, так и с привлечением наших специалистов.

Дополнительные услуги
Проверка развертывания компонентов SharePoint

Стоимость 16-ти часов работы специалиста

40000 руб.
Установка СЭД/ECM-системы DocSpace

Стоимость 24-х часов работы специалиста

60000 руб.
Обучение функционального администратора

Стоимость 16-ти часов работы специалиста

40000 руб.
Гарантийная поддержка системы в течение 1 года

Гарантийная поддержка системы в течение 1 года

Устранение ошибок

0 руб.
Итого услуги: 0 руб.

Для получения консультации или демо-доступа DocSpace

Оставьте сво заявку через форму ниже. Спасибо!

Оставить заявку

* — поля, обязательные для заполнения

Решением пользуются

Оставьте заявку

Хотите узнать больше о системе DocSpace? — Оставьте заявку и наш специалист ответит на интересующие Вас вопросы и проведёт демонстрацию системы.

Преимущества системы

Единственная

Единственная СЭД/ECM, созданная без нарушения ядра SharePoint

С открытым

Развитие и доработка программы без привлечения программистов

Стоимость

Лицензии разработчика/администратора уже включены в стоимость

Оставить заявку

* — поля, обязательные для заполнения

Запросить консультацию

* — поля, обязательные для заполнения

Оставить заявку

* — поля, обязательные для заполнения