«А Плюс Девелопмент»

Ситуация

Проект внедрения системы управления документами проводился весной 2013 года и занял 4 месяца. Вначале, на основе анализа бизнес-процессов и разработанной концепции была осуществлена модернизация инфраструктуры, а  затем проведены пуско-наладочные работы, обучение персонала и настройка системы.

Цели и задачи проекта

Система управления документами на базе коробочного решения DocSpace в компании "А Плюс Девелопмент"  должна решить следующие задачи, такие как:

- организация единого бизнес-пространства с доступом через корпоративный портал, с возможностью поддержки технологии «одно окно»; 

- возможность работы с различным типом контента, поддерживаемым приложениями MS Office: электронные документы (в табличном и текстовом виде), презентации, аудио- и видео- файлы и пр.;

- оптимизация и автоматизация бизнес-процессов в области организационно-распорядительного и договорного документооборота (срок согласования договоров сократился в 3 раза);

- автоматизация процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции;

- организация удобного атрибутивного и контекстного поиска контента по различным сценариям.

Решение

Платформа DocSpace объединила следующие процессы:

1. Управление договорами. Данная система позволит осуществить многоступенчатый процесс, учитывая особенности проектного бизнеса и специфику работы Группы Компаний. Также, реализованы несколько маршрутов подготовки, согласования и подписания договоров в соответствии с принятыми в организации регламентами. Главными особенностями этих регламентов являются, например, различные сроки согласования договоров на разных этапах, а также сложная структура условий маршрута – предмет договора, юридические лица, финансовые лимиты.

2. Управление новостной лентой. Внедрение и активное использование ленты новостей значительно повысит эффективность внутрикорпоративных коммуникаций.

3. Офисные сервисы. Ежедневные инструменты, такие как сервис бронирования переговорных помещений и организация работы курьерской службы, устранят множество мелких внутрикоомуникационных проблем.

4. Управление канцелярией. Автоматизация процесса электронной регистрации входящих и исходящих писем станет необходимым и чрезвычайно полезным решением не только для сотрудников административного отдела, но и для бухгалтерии, финансовой службы, руководителей проектов.

Результаты проекта

Реализация этого проекта, получившего название «Электронный офис– HappyOffice.Pro», обеспечила значительное  улучшение внутрикорпоративных коммуникаций. Кроме этого, был автоматизирован весь жизненный цикл по работе с электронными документами, а срок согласования договоров сократился в 3 раза.

Проведенные проектные работы создали условия для преодоления классических трудностей роста быстрорастущих компаний, в том числе «неуправляемости», которая возникает в ситуации отсутствия четких регламентов работы.

Успех внедрения системы электронного документооборота позволил продолжить автоматизацию и других бизнес-процессов в компании "А Плюс Девелопмент" на базе SharePoint и DocSpace. В настоящее время осуществляется работа по двум направлениям: CRM и Task Management.

Комментарий: 

Директор департамента управления проектами об электронном офисе:

"Благодаря внедрению DocSpace мы сократили средний срок прохождения договоров за первые три месяца на одну неделю, а затем в 3 раза. Процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. Процесс стал управляемым."