|
-девелоперская компания федерального уровня, с 2008 года реализующая проекты по созданию, модернизации и развитию объектов индустриальной и складской недвижимости. |
Ситуация
Проект внедрения системы управления документами проводился весной 2013 года и занял 4 месяца. Вначале, на основе анализа бизнес-процессов и разработанной концепции была осуществлена модернизация инфраструктуры, а затем проведены пуско-наладочные работы, обучение персонала и настройка системы.
Цели и задачи проекта
Система управления документами на базе коробочного решения DocSpace в компании "А Плюс Девелопмент" должна решить следующие задачи, такие как:
- организация единого бизнес-пространства с доступом через корпоративный портал, с возможностью поддержки технологии «одно окно»;
- возможность работы с различным типом контента, поддерживаемым приложениями MS Office: электронные документы (в табличном и текстовом виде), презентации, аудио- и видео- файлы и пр.;
- оптимизация и автоматизация бизнес-процессов в области организационно-распорядительного и договорного документооборота (срок согласования договоров сократился в 3 раза);
- автоматизация процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
- организация удобного атрибутивного и контекстного поиска контента по различным сценариям.
Решение
Платформа DocSpace объединила следующие процессы:
1. Управление договорами. Данная система позволит осуществить многоступенчатый процесс, учитывая особенности проектного бизнеса и специфику работы Группы Компаний. Также, реализованы несколько маршрутов подготовки, согласования и подписания договоров в соответствии с принятыми в организации регламентами. Главными особенностями этих регламентов являются, например, различные сроки согласования договоров на разных этапах, а также сложная структура условий маршрута – предмет договора, юридические лица, финансовые лимиты.
2. Управление новостной лентой. Внедрение и активное использование ленты новостей значительно повысит эффективность внутрикорпоративных коммуникаций.
3. Офисные сервисы. Ежедневные инструменты, такие как сервис бронирования переговорных помещений и организация работы курьерской службы, устранят множество мелких внутрикоомуникационных проблем.
4. Управление канцелярией. Автоматизация процесса электронной регистрации входящих и исходящих писем станет необходимым и чрезвычайно полезным решением не только для сотрудников административного отдела, но и для бухгалтерии, финансовой службы, руководителей проектов.
Результаты проекта
Реализация этого проекта, получившего название «Электронный офис– HappyOffice.Pro», обеспечила значительное улучшение внутрикорпоративных коммуникаций. Кроме этого, был автоматизирован весь жизненный цикл по работе с электронными документами, а срок согласования договоров сократился в 3 раза.
Проведенные проектные работы создали условия для преодоления классических трудностей роста быстрорастущих компаний, в том числе «неуправляемости», которая возникает в ситуации отсутствия четких регламентов работы.
Успех внедрения системы электронного документооборота позволил продолжить автоматизацию и других бизнес-процессов в компании "А Плюс Девелопмент" на базе SharePoint и DocSpace. В настоящее время осуществляется работа по двум направлениям: CRM и Task Management.
Комментарий:
Директор департамента управления проектами об электронном офисе:
![]() |
"Благодаря внедрению DocSpace мы сократили средний срок прохождения договоров за первые три месяца на одну неделю, а затем в 3 раза. Процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. Процесс стал управляемым." |