|
«Адмиралтейские верфи» - одно из старейших судостроительных предприятий России, первое промышленное предприятие Санкт-Петербурга. Предприятие входит в состав АО «Объединенная судостроительная корпорация». «Адмиралтейские верфи» – это современное предприятие, принимающее активное участие в развитии отечественного судостроения и возрождения морской славы России.
|
Ситуация
Ежедневно предприятие «Адмиралтейские верфи» обрабатывает от нескольких десятков до нескольких тысяч документов в день, что приводит к увеличению общего потока документов как в бумажном виде, так и в электронном. Кроме этого, у сотрудников компании возникают сложности в получении актуальной информации о состоянии работ, происходят утери официальных документов и увеличивается длительность процесса согласования, что напрямую влияет на общую эффективность работы всей компании. В связи с этим, руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.
Партнером по внедрению была выбрана компания Conteq имеющая многолетний опыт внедрения систем электронного документооборота и являющаяся разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами организаций DocSpace. Система DocSpace позволяет максимально адаптировать решение под задачи предприятия.
Цели и задачи проекта
Система электронного документооборота DocSpace должна автоматизировать весь комплекс работ с документами:
- документооборот;
- исполнение и контроль исполнения документов;
- согласование документов;
- процесс формирования и согласования пропусков для проходных;
- хранение документов.
Решение
Для создания корпоративной СЭД была выбрана система DocSpace созданная на платформе Microsoft Sharepoint, позволяющая автоматизировать все базовые задачи по управлению документами: работа со входящими документами (регистрация документа, рассмотрение, передача на исполнение, перевод в архив документов); работа с исходящими документами (формирование, согласование и утверждение, организация отправки и перевод в архив исполненных документов); работа с поручениями (постановка и исполнение задач, контроль исполнения, прием и анализ результатов); формирование отчетности и сведений об исполнении поручений.
Благодаря системе DocSpace стало возможным отображение результатов и сроков согласования договоров в протоколах согласования. У руководства компании появилась возможность мониторинга и контроля согласования с помощью удобных отчетов. Создан архив финансовых документов и договоров, который позволил не только структурировать все существующие документы, но и обеспечить безопасность доступа к ним. Это стало удобным инструментом для поиска документов, переноса утративших силу документов в архивную область СЭД.
Результаты проекта
В итоге была автоматизирована работа с входящей, исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией. Новое решение позволило «Адмиралтейским верфям» значительно сократить сроки и в несколько раз уменьшить затраты на рассмотрение и согласование документов внутри компании, упорядочить большой объём поступающих документов, также ощутимо повысить прозрачность и управляемость в компании.
Комментарий:
Александр Остренко - директор по продажам компании Conteq:
![]() |
«Предприятие «Адмиралтейские верфи» сделало правильный выбор в сторону веб-ориентированной системы электронного документооборота DocSpace, т.к. это позволило ему добиться поставленных целей в рекордно сжатые сроки – уже через 1,5 месяца сотрудники получили полностью работающую СЭД/ECM – систему, настроенную под индивидуальные требования компании». |