«БалтТрансСервис»

Ситуация

Ежемесячно собственным и арендованным вагонным парком компания транспортирует 1,5 – 2,0 млн. тонн нефти и нефтепродуктов. Собственный парк вагонов "БалтТрансСервис" составляет 7000 цистерн. Компания оперирует 49 магистральным локомотивами. Таким образом, перевозки осуществляются в полной мере собственными поездными формированиями. Данный процесс требует участия большого количества сотрудников "БалтТрансСервис", которым необходимо создание единого информационного пространства.

Цели и задачи проекта

Таким образом, компанией «БалтТрансСервис» было принято решение о создании портала для объединения сотрудников и решения следующих задач:

- оперативное предоставление полной и актуальной информации о происходящих в компании процессах,

- структуризация информации, ее накопление и использование,

- обеспечение дополнительных возможностей для личного и коллективного взаимодействия сотрудников.

Решение

Компания Conteq предложила реализовать проект на платформе Microsoft SharePoint, использовав коробочное решение Conteq IntraSpace,  а так же специализированное  коробочное решение – модуль HelpDesk с процессом обработки заявок в службу поддержки. Создание портала позволило решить несколько ключевых задач: создать единое информационное пространство, объединить и структурировать информационные ресурсы компании, оптимизировать коммуникационные процессы между сотрудниками в офисе и  автоматизировать процессы контроля за исполнением поручений руководства.

Результаты проекта

Основные задачи, которые удалось достичь при создании и внедрении корпоративного информационного портала:

1. Обеспечение актуальности и минимизации временных задержек в распространении и доведении официальной информации до сотрудников достигается за счет решения следующих задач:

• размещение на портале утвержденных организационно-распорядительных документов;
• размещение на портале нормативно-справочных документов;
• использование информационных компонентов: Новости, События, Календари мероприятий и др.;
• предоставление удобных и эффективных возможностей поиска информации на внешних и внутренних корпоративных ресурсах;

2. Повышение эффективности управления персоналом и создание условий для поддержки обратной связи с сотрудниками:

• публикация справочной информации кадровой службой;
• адаптационные разделы для новых сотрудников;
• обучающие разделы;
• использование компонентов Опросов, Форумов, оперативной Службы поддержки.

3. Предоставление операционных сервисов:

• размещение заявок на транспорт;
• размещение заявок на курьерские услуги;
• размещение заявок на командировки;
• бронирование ресурсов.

4. Обеспечение единого подхода к формированию и структурированию информационного пространства:

• централизованный доступ к структурированным информационным ресурсам предприятия;
• размещение бланков и шаблонов различных типов документов.

5. Обеспечение дополнительных возможностей личного и коллективного взаимодействия сотрудников:

• использование рабочих областей для отделов и дирекций;
• использование личных сайтов сотрудников.

6. Обеспечение адресности предоставления информации и осуществляемых информационных рассылок и интерактивности

• использование возможности персонализации платформы SharePoint.