«МегаМейд»

Ситуация

В своей работе компания «МегаМейд» столкнулась с классическими проблемами, с которыми сталкиваются компании не имеющие системы управления проектами:

• нерациональное использование ресурсов;
• не соблюдение сроков проектов;
• перераспределение бюджета;
• сложности в проектных коммуникациях в географически распределенных командах;
• отсутствие отчётности  по проектам и портфелю проектов. 

Цели и задачи проекта

• прогнозирование ресурсов и сроков по новым проектам с возможностью анализа и резерва свободных ресурсов еще до старта проекта;
• рост репутации в глазах клиентов за счёт соблюдения сроков и качественной проделанной работы над проектами;
• снижение финансовых затрат и количества штрафов за срывы сроков за счёт календарного управления проектами с инструментами контроля сроков;
• рациональная загрузка сотрудников за счёт анализа использования ресурсов всей компании;
• снижение финансовых и временных затрат  на осуществление, организацию и контроль проектной деятельности за счёт организации совместной работы над планированием и исполнением проектов;
• быстрая обучаемость новых сотрудников за счёт специально разработанных шаблонов проектов и справочников типовых работ.

Решение

 Система Microsoft Project включила в себя следующие возможности:

1. Управление портфелем проектов:

• создание структуры проектов организации;
• создание структуры ответственных лиц;
• контроль сроков и стоимости выполнения проектов;
• отслеживание ключевых показателей;
• анализ эффективности портфеля проектов.

2. Календарное планирование:

• планирование содержания проекта;
• построение структурной декомпозиции работ;
• учёт ограничений;
• определение потребности в ресурсах;
• просмотр шаблонов и справочников типовых работ.

3. Ресурсное планирование:

• просмотр организационной структуры компании;
• назначение ответственных и исполнителей;
• анализ использования ресурсов всей организации;
• создание пула ресурсов;
• выравнивание и резервирование ресурсов.

4. Финансовое планирование:

• бюджетирование проекта;
• определение стоимости ресурсов;
• расчёт плановой и фактической стоимости работ;
• расчёт расходов за заданный промежуток времени;
• создание финансовых отчётов.

5. Исполнение проектов:

• формирование заданий исполнителям;
• автоматический сбор фактических показателей;
• визуализация процесса выполнения работ;
• план-фактный анализ проекта;
• корректировка плана.

6. Контрольные точки проекта:

• быстрое добавление контрольных точек плана;
• отображение контрольных точек в плане и портфеле проектов;
• цветовая идентификация состояния проекта;
• отображение фактического исполнения этап.

Результат

В результате система была развернута в 4-х подразделениям компании «МегаМейд».

Были решены следующие задачи:

• использование единого стандарта работы по планированию и исполнению проектов;
• обеспечение информационного взаимодействия сотрудников в процессе проектной деятельности;
• повышение эффективности использования ресурсов;
• снижение перерасходов бюджета;
• сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов
• обеспечение формирования отчётов в различных разрезах.