«Стройдормаш»

http://sdm-zavod.ru

-ведущее предприятие в России по изготовлению бурового оборудования с более чем полувековым опытом и современным менеджментом.

Ситуация

Партнерская сеть компании насчитывает более 3-х тысяч российских и зарубежных предприятий. Большие объёмы документации в компании, находящиеся в разрозненных источниках, подвели руководство "Стройдормаш" к пониманию, что необходим инструмент, позволяющий автоматизировать весь документооборот компании. Таким образом, в 2014 году руководство завода поставило перед ИТ-департаментом задачу по внедрению системы электронного документооборота. По итогам отбора было принято решение о приобретении СЭД/ECM-системы DocSpace, как самой легко адаптируемой готовой системы на SharePoint.

Цели и задачи проекта

Цель проекта - улучшение качества управления группой предприятий за счет внедрения системы электронного документооборота.

Требования к внедряемой системе:

1. Доступность необходимой информации для принятия решения – поиск документа (включая полнотекстовый) - не более 30 сек.

2. Обеспечение скорости принятия решений руководством и доведения их до исполнителя за счет:

• доступности системы из любой точки Интернет,
• назначения задачи должно занимать не более 10 сек.,
• оповещения о назначении задачи по электронной почте и в мессенджер Lync.

Также, обеспечение полномасштабного контроля исполнительской дисциплины, а именно:  автоматизированное построение отчетности об исполнительской дисциплине на основе данных системы электронного документооборота. Кроме этого, необходимо было повысить в несколько раз скорость внесения изменений в документно-ориентированные бизнес-процессы и сопровождающую систему электронного документооборота. Срок оптимизации -  в течение одного рабочего дня.

Решение

На первом этапе проекта внедрения был проведен детальный анализ соответствия имеющейся коробочной версии системы электронного документооборота DocSpace и планируемой к реализации функциональности. 

По результатам анализа был составлен план введения в эксплуатацию, охватывающий следующие процессы:

• обработка входящих и исходящих документов,
• работа с внутренними документами и служебными записками,
• автоматизация организационно-распорядительных документов,
• договорной документооборот.

На втором этапе проекта было проведено обучение руководства и сотрудников ИТ-службы особенностям работы с системой с целью дальнейшего обучения других пользователей компании. Также, был выделен администратор системы, который прошел дополнительное обучение, чтобы впоследствии самостоятельно оперативно выполнять адаптации в любой момент «по требованию», без обращения к разработчику системы.

В ходе третьего этапа началось подключение пользователей к системе. Работы, например, в канцелярии, стали вестись следующим образом: при поступлении входящего документа он регистрировался, и назначались ответственные исполнители. Оперативно, в течение одного рабочего дня, к системе подключались необходимые сотрудники и обрабатывали документы, таким образом, проводимые действия велись уже в системе электронного документооборота. Такой подход к внедрению обеспечил высокую скорость работы сотрудников и помог им понять всю важность нового инструмента и в реальной работе оценить его удобство.

Работу канцелярии по обработке входящих и исходящих документов автоматизировали без адаптации программного продукта, в связи с тем, что функциональность системы электронного документооборота DocSpace полностью соответствовала заявленным "Стройдормаш" требованиям.

Для автоматизации дальнейших процессов потребовалось ужесточения прав доступа к информации, для чего штатными средствами системы были сформированы группы пользователей и настроены дополнительные уровни безопасности.

Открытость механизмов DocSpace позволила соединить создаваемую систему электронного документооборота с действующей ERP-системой. Также, были интегрированы справочники нормативно-справочной информации: справочник юридических лиц, населенных пунктов и т.п.

Уникальность проекта

Срок внедрения системы в промышленную эксплуатацию составил один месяц.

Система интегрирована в существующую инфраструктуру: с ERP системой и с системой мгновенных сообщений Microsoft Lync.

Результаты проекта

В результате выполнения проекта предприятие получило систему электронного документооборота, доступную из любой точки. Система позволяет в заданные сроки находить нужный документ, оперативно формировать отчеты по исполнительской дисциплине и осуществлять настройку оповещений не только через почтового клиента, но и в самом Lync.

Выделенный администратор уже сегодня может самостоятельно производить пока еще незначительные, но существенные изменения. Планируется, что со временем, его приобретаемый в настоящий момент опыт позволит полностью отказаться от стороннего обслуживания.

Все цели, поставленные перед началом реализации проекта, достигнуты.

Система электронного документооборота будет развиваться чтобы полностью покрыть не только текущие потребности предприятия, но и отразить планируемые к внедрению инновации современного машиностроительного предприятия. Гибкость системы DocSpace и легкость ее адаптации собственными силами, проверенная в ходе выполнения проекта, дает все основания для разумной автоматизации и других областей деятельности предприятия, например, ServiceDesk.

Проект внедрения системы электронного документооборота в "Стройдормаш" полностью отражает одну из важных передовых тенденций, заявляемых аналитиками Forrester Research в период до 2020 года - совместную работу над программными решениями. Так называемый customer-driven предполагает не просто использование готового программного обеспечения, а адаптацию step-by-step, вместе с клиентом. В случае с DocSpace эта тенденция тесно взаимосвязана еще и с самообучением, что, в конечном итоге, приводит к снижению ИТ-расходов на сторонние услуги за счет максимально эффективного использования собственного персонала.