Создание, cогласование заявок и разработка умных чат-ботов без программирования в Teams

О мощных технологиях в экосистеме корпоративного Super-App Microsoft Teams.

Microsoft Teams – это не просто корпоративный мессенджер, а один из самых мощных SuperApp-инструментов в мире бизнес-технологий. Под SuperApp понимается приложение, в котором создаётся целая ИТ-экосистема, объединяющая множество технологий из различных областей. Стоит отметить, что SuperApp — это не просто очередной модный бизнес-термин, а настоящий технологический тренд, который будет только возрастать.

Мы решили рассказать о вдохновляющих технологиях, доступных всем пользователям Super-App Microsoft Teams, от лица наших молодых разработчиков, которые используют их в своей повседневной работе и помогают адаптировать ИТ-системы под задачи бизнес-пользователей.

Первая технология – это «Утверждения», с помощью которой можно быстро создавать и обрабатывать заявки, требующие согласования.

Вторая технология – «вишенка на торте», приложение для No-code разработки чат-ботов для Microsoft Teams. No-code – это тоже один из технологических трендов, позволяющих пользователям без навыков программирования создавать ИТ-решения самостоятельно.

В MS Teams появился новая функциональность – «Утверждения», которая позволяет буквально в несколько кликов отправлять своим коллегам запросы на утверждение различных документов и решений, начиная от согласования заявки на отпуск, заканчивая подтверждением счетов от поставщиков, не покидая интерфейса Teams.

Данный инструмент позволяет без какой-либо предварительной настройки и последующего сопровождения упростить и систематизировать рутинные процессы согласования. Кроме того, он интуитивно понятен и не требует долгого освоения пользователями.

Рассказывает Евгений Бабицкий - младший инженер по внедрению ИС департамента Modern Workplace

1. Для начала необходимо найти «Утверждения» в перечне приложений в чате или канале:

Также, чтобы утверждения всегда были под рукой, можно воспользоваться функцией закрепления приложения на боковой панели, как это показано в GIF.

Внешний вид приложения «Утверждения»

2. Для создания нового утверждения необходимо последовательно выполнить следующие шаги:

• Нажать кнопку «Создать новый запрос утверждения» в приложении «Утверждения».
• Заполнить все необходимые поля в появившейся форме, см. скриншот:

 

• Добавить файл вложения, загрузив его с компьютера или из OneDrive, если это необходимо. Можно добавить только один файл.
• Нажать кнопку «Отправить».

Примечания:

• При выборе более одного пользователя в списке утверждающих, становится активен параметр «Требовать ответ от всех утверждающих пользователей». При этом утверждение будет производиться по следующей логике:
  • Переключатель «Требовать ответ от всех…» включен – обработка запроса завершится после того, как кто-либо из согласующих отклонит запрос (при стандартных ответах), или когда все утверждающие дадут ответ (при настраиваемых ответах, см.ниже).
  • Переключатель «Требовать ответ от всех…» выключен – обработка запроса завершится после того, как кто-либо из согласующих первым ответит на запрос.
  • При включении функции «Настраиваемые ответы» можно задать свои названия вариантов ответов на запрос (вместо стандартных «Утвердить» и «Отклонить»), среди которых будут выбирать утверждающие. Таких ответов может быть не более двух

• При включении функции «Настраиваемые ответы» можно задать свои названия вариантов ответов на запрос (вместо стандартных «Утвердить» и «Отклонить»), среди которых будут выбирать утверждающие. Таких ответов может быть не более двух.

2.1. Таже утверждения можно создавать прямо из чата или канала, нажав на иконку приложения под полем ввода нового сообщения/беседы и заполнив все необходимые поля.

3. Утверждающие получат уведомление о созданной заявке. Если утверждение было создано из чата или канала, то там же появится и уведомление со всей информацией. При нажатии кнопки «Просмотреть сведения» откроется карточка заявки (утверждения), где утверждающим отобразятся все доступные решения. По умолчанию это «Утвердить», «Отклонить» и «Отменить запрос».

4. Пользователь, запросивший утверждение, будет получать уведомления о ходе обработки заявки утверждающими в ленте действий Teams, а также может отслеживать статус заявок, перейдя в приложение «Утверждения», и отменить свою заявку (при необходимости).

Как усилить функциональность «Утверждения»?

Несмотря на кажущуюся простоту, инструмент «Утверждения» может помочь в автоматизации и более сложных процессов согласования при использовании его в совокупности с другими продуктами Microsoft (такими как SharePoint, Power Automate и пр.).

Например, можно дать возможность пользователям отправлять на утверждение файл, загруженный в библиотеку на сайте SharePoint, или автоматически создавать утверждение на основе письма, полученного на эл.почту.

Возможности применения утверждений в таком случае практически безграничны!

Итог

При помощи функциональности «Утверждения» можно быстро создавать заявки, требующие согласования. Это существенно экономит время и позволяет снизить объём «микроменеджерских» задач. Также «Утверждения» позволяют отслеживать информацию по всем созданным и полученным заявкам в одном месте, благодаря чему можно видеть всю картину целиком, не тратя время на поиски разрозненных сообщений или переходы в сторонние системы.

Каждый специалист может по-своему применять новую функциональность. Так, в отделе разработки компании Conteq мы применяем её для быстрого распределения задач, согласования документов, UI-китов и т.д.

 

<No-code разработка/> чат-ботов. О мощном решении Power Virtual Agents, позволяющем создавать умных чат-ботов в PowerApps без написания кода.

Рассказывает Иван Яковлев - инженер по внедрению ИС департамента Modern Workplace

Как это работает?

Power Apps позволяет как программистам, так и непрограммистам создавать прикладных чат-ботов, при этом не требует масштабных временных инвестиций, так как No-Code разработка – это интуитивно-понятный процесс.

После создания бот может быть опубликован в Microsoft Teams в качестве приложения (либо использован на сайте SharePoint). Cразу после публикации у пользователей появляется возможность вести диалог с виртуальным помощником. Если ветка диалога с ботом будет удалена, то к диалогу всегда можно вернуться из раздела приложений.

Как создать своего первого бота?

Для создания бота необходимо перейти в PowerApps и выбрать в боковом меню пункт Чат-боты -> Создать -> Базовый разговорный бот.

 

Либо перейти в Список чат-ботов и воспользоваться кнопкой «Новый чат-бот».

Далее нужно выбрать Имя чат-бота, Язык, на котором он будет общаться (определяет стартовый набор триггеров в системных темах), и Среду, в которой он будет размещен. Затем можно перейти к настройке бота.

Немного про настройку

После создания бота можно будет перейти в раздел «Темы», в котором производится основная настройка бота.

Для того, чтобы упростить поддержку бота в дальнейшем, Microsoft советует разбивать всю «схему» диалога с ботом на определенные темы. Это позволит пользователю не потеряться в объеме «ветвлений» при этом визуализируется платформой так, как если бы весь диалог был реализован в одном месте.

Переходы от темы к теме можно настроить как по принципу реакции бота на определенные фразы-триггеры, так и по принципу автоматических переходов и реакций после различных действий пользователя, например выбора пользователем одного из предложенных ботом ответов.

Важно отметить, что любой диалог с ботом всегда начинается с системной темы «Приветствие». Бот, как и человек, любит вежливых собеседников.

 

На «холсте» (рабочей области конструктора) настраиваются ответы бота в чат, можно составить вопросы пользователю, настроить «ветвления». Удобно, что всё это можно сделать через наглядный графический интерфейс:

Но самое главное, здесь же можно настроить интеграцию с Power Automate и передачу в поток различных переменных прямо из диалога, что делает возможности по применению бота практически неограниченными.

 

Пример. Настройка FAQ для пользователя портала. Если пользователь не сможет самостоятельно найти ответ на свой запрос, то чат-бот может отправить обращение на адрес электронной почты технической поддержки или HR-специалисту.

Что такое MS Dataverse и зачем он нужен при использовании бота?

Dataverse – это облачная база данных, являющаяся частью Microsoft Power Platform. Данное решение позволяет автоматически создавать таблицы с данными и хранить в них различную информацию, передаваемую пользователем боту. Компания или владелец бота может запросить у пользователя различную полезную информацию о нем в процессе диалога, например, адрес доставки. Данные отправляются Dataverse. А затем компания может как выгружать эти данные в CRM или просто Excel, так и обращаться к ним напрямую через PowerApps или Flow.

Раздел аналитики чат-бота

Также у чат-ботов есть уже готовый раздел аналитики, который может помочь улучшить работу бота, качество коммуникаций с ним, а соответственно и пользовательский опыт.

Администратору бота доступны следующая аналитика:

1. Сводная аналитика (вкладка Сводка) – общая информация о работе чат-бота.
2. Удовлетворенность клиентов – сводка оценок пользователей о качестве коммуникаций с чат-ботом.
3. Сеансы – сводка общений пользователей с ботом. В данном разделе администратор может просмотреть количество сеансов и принять на основании данных решения.
4. Оплата – при покупке лицензии Power Virtual Agents, владелец получает ёмкость для указанного количества тарифицированных сеансов. Power Virtual Agents объединяет эту емкость по всему клиенту.

Потребление ёмкости не сообщается на уровне клиента, но можно увидеть для каждого отдельного бота.

Albert. Тестовый чат-бот от Conteq

В тестовой среде компании Conteq сейчас настроен чат-бот. Мы его назвали Albert, в честь знаменитого физика.

Сотрудники уже пробуют с ним коммуницировать по вопросам, связанным с HR-сопровождением, ОРД и т.д.

Итог

Функциональности чат-ботов уже давно используются в различных бизнес-отраслях, это важный инструмент в маркетинговых коммуникациях, в HR, в сервисном сопровождении, и в сопровождении мобильных сотрудников.

No-code разработка помогает существенно снизить нагрузки на техническую поддержку и разработку, позволяя создавать умных помощников силами бизнес-пользователей или с минимальными временными издержками для самих разработчиков. No-code сервисы для визуальной разработки активно врываются в ИТ-индустрию, но они решают задачи не только начинающих интернет-предпринимателей, стартапов, но и крупных компаний, где активно используются сервисы технологических гигантов.