Создание электронного архива документов на платформе SharePoint - в три шага за несколько дней:
- Развертывание готового решения по работе с электронными документами DocSpace
- Конфигурация карточек документов и структуры хранения и определение прав доступа к документам в зависимости от роли
- Ввод правил обработки документов в архиве (помещение в архив, изъятие из архива, выдача документа и т.д.)
В случае необходимости мы организовываем перевод существующего архива в электронный вид (ретроспективное сканирование)
Варианты архивов:
- Архив организационно-распорядительной документации;
- Договорной архив;
- Бухгалтерский архив;
- Проектно-конструкторский архив;
- Архив документации по проектам;
- Архив выпускаемой документации.
Решаемые задачи электронного архива:
-
Создание иерархической структуры хранилищ любого уровня вложенности, состоящей из библиотек и папок документов. Иерархия строится в соответствии с правилами хранения документов и удобства поиска документов
-
Создание профиля документов – карточки, для обеспечения работы механизмов поиска по заданным критериям и систематизации библиотек документов; возможность самостоятельного добавления или изменения атрибутов карточки документа
-
Создание составных документов, имеющих регистрационную (учетную) карточку и содержащих другие документы со своими наборами атрибутов
-
Функции управления содержимым (извлечение/возврат, управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.)
-
Контроль доступа, позволяющего назначать права доступа ролевым группам к разрабатываемым документам, возможность определения доступа на уровне отдельных документов и пользователей
-
Удаленный доступ - предоставление доступа к системе, как из офиса компании, так и удаленно
Создание электронного архива документации актуально для любой организации, а Microsoft SharePoint идеально решает поставленные задачи.