Управление совещаниями

Модуль «Управление совещаниями» автоматизирует процесс организации корпоративных встреч. Данный модуль обеспечивает своевременное информирование всех участников встречи о выбранном месте, о начале и завершении мероприятия, о назначенных поручениях, зафиксированных в протоколе и позволяет проконтролировать исполнение поручений по итогам встречи.

Основные возможности модуля «Управление совещаниями»: 

 Подготовка корпоративной встречи: планирование ресурсов (компьютеров, ноутбуков, плазм, проекторов и пр.), формирование повестки совещания, определение докладчиков, места, согласование даты и времени, приглашение участников, отправка уведомлений участникам о деталях мероприятия по электронной почте.
 Регистрация участников, оформление принятых решений в протокол, отправка уведомлений об утверждении протокола всем участникам собрания.
 Отправка уведомлений исполнителям о назначенных поручениях, контроль выполнения поручений, информирование заинтересованных участников встречи об исполнении поручений и задач.
 Просмотр всех необходимых материалов по совещанию.
 Отчёты для оценки эффективности совещания формируются по настраиваемым шаблонам, что делает возможным дополнительную настройку визуализации информации.
 Просмотр статистических показателей о совещании в режиме реального времени, в разрезе числа завершённых и закрытых поручений.
 Формирование различных отчётов таких как: кид (контроль исполнительской дисциплины), суммарное количество проведённых совещаний за период, количество участников, количество невыполненных поручений с указанием ответственных лиц, количество завершённых и закрытых вопросов и т.д..

Преимущества: 

 Создание единого регламента проведения корпоративных совещаний.
 Создание эффективных механизмов контроля выполнения поручений по встречам.
 Автоматическая отправка уведомлений приглашений на совещание с привязкой к календарю Outlook, с последующим напоминаем о приближении встречи.
 Возможность проведения анализа эффективности проводимых встреч, в разрезе количества закрытых вопросов из рассмотренных.
 Оперативное получение информации об исполнительской дисциплине по каждому сотруднику.
 Значительное уменьшение количества бумажных документов по совещаниям.
 Сокращение временных затрат за счёт автоматического создания протоколов, отчётов, поручений. по встрече, отправки уведомлений о назначенных поручениях ответственным за исполнение.
 Длительность поиска нужного документа, относящегося к встрече, сокращается в 2 раза.

 Запросить Демо-версию!