Внедрение системы управления заявками DocSpace

О «585»

«585» - российская ювелирная сеть, успешно работающая на ювелирном рынке уже более 10 лет.

Ситуация

В связи с ориентиром на регулярное развитие собственной сети магазинов и имеющуюся широкую ассортиментную базу моделей, руководство компании «585» приняло решение об автоматизации процесса управления заявками на разработку 3D-моделей дизайнерами. Необходимо было создать единое информационное пространство, доступное для всех сотрудников компании «585», независимо от их местонахождения офиса. Изучив решения, предлагаемые на ИТ- рынке, компания «585» остановила свой выбор на компании Conteq, имеющей солидный опыт реализации сложных проектов на платформах Microsoft.

Цели и задачи проекта

Компании «585» необходимо было управлять заявками на разработку 3D-моделей дизайнерами, оперативно находить требуемую модель и всю необходимую информацию по ней. Таким образом, было сформулировано две основных цели проекта: существенно сократить сроки разработки модели и повысить прозрачность данного процесса на каждом этапе.

Решение

В качестве решения была выбрана платформа DocSpace, разработанная на Microsoft SharePoint и, как следствие, поддерживающая весь функционал Microsoft Office. Модуль «Управление заявками» обеспечит необходимый порядок в заявках, значительно сократит потерю заявок, предоставит временные рамки на выполнение созданной заявки, тем самым сократив финансовые и имиджевые издержки.

Таким образом, «Управление заявками» автоматизирует следующие задачи:

формирование заявок на разработку 3D-моделей дизайнерами, в соответствии с утвержденным шаблоном;
согласование заявки в электронном виде;
ведение динамических журналов заявок;
учет статусов заявок (на согласовании, согласована, на утверждении и т.д.);
автоматическая рассылка уведомлений участникам процесса согласования;
ведение архива заявок с поиском заявок по различным атрибутам.

Результаты проекта

В результате выполнения проекта, в единую базу объединены все модели изделий (более 40 000 записей), организован поиск необходимой модели по различным параметрам. Теперь, информация о моделях легко доступна для всех сотрудников, представлена в привычном интерфейсе. Специалисты могут описывать свойства нового изделия, и заявка автоматически передается подрядчику на разработку 3D-модели. Подрядчик получает оповещение и может загрузить файлы модели в привычном проводнике Windows.

В рамках проекта полностью решена задача по автоматизации работы с базой 3D-моделей ювелирной продукции. Срок разработки модели изделия сокращен в 2 раза.

В будущем планируется интеграция с учетной системой предприятия.