Внедрение системы электронного документооборота DocSpace

Об «Адмиралтейские верфи»

«Адмиралтейские верфи» - одно из старейших судостроительных предприятий России, первое промышленное предприятие Санкт-Петербурга. Предприятие входит в состав АО «Объединенная судостроительная корпорация». «Адмиралтейские верфи» – это современное предприятие, принимающее активное участие в развитии отечественного судостроения и возрождения морской славы России.

Ситуация

Ежедневно предприятие «Адмиралтейские верфи» обрабатывает от нескольких десятков до нескольких тысяч документов в день, что приводит к увеличению общего потока документов как в бумажном виде, так и в электронном. Кроме этого, у сотрудников компании возникают сложности в получении актуальной информации о состоянии работ, происходят утери официальных документов и увеличивается длительность процесса согласования, что напрямую влияет на общую эффективность работы всей компании. В связи с этим, руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.

Партнером по внедрению была выбрана компания Conteq имеющая многолетний опыт внедрения систем электронного документооборота и являющаяся разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами организаций DocSpace. Система DocSpace позволяет максимально адаптировать решение под задачи предприятия.

Цели и задачи проекта

Повышение качества и оперативности работы с документами.
Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов на документооборот предприятия
Контроль своевременности выполнения поручений.
Организация единого централизованного хранилища документов.
Обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании.
Постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.

Система электронного документооборота DocSpace должна автоматизировать весь комплекс работ с документами:

документооборот;
исполнение и контроль исполнения документов;
согласование документов;
процесс формирования и согласования пропусков для проходных;
хранение документов.

О решении

Для создания корпоративной СЭД была выбрана система DocSpace созданная на платформе Microsoft Sharepoint, позволяющая автоматизировать все базовые задачи по управлению документами: работа со входящими документами (регистрация документа, рассмотрение, передача на исполнение, перевод в архив документов); работа с исходящими документами (формирование, согласование и утверждение, организация отправки и перевод в архив исполненных документов); работа с поручениями (постановка и исполнение задач, контроль исполнения, прием и анализ результатов); формирование отчетности и сведений об исполнении поручений.

Благодаря системе DocSpace стало возможным отображение результатов и сроков согласования договоров в протоколах согласования. У руководства компании появилась возможность мониторинга и контроля согласования с помощью удобных отчетов. Создан архив финансовых документов и договоров, который позволил не только структурировать все существующие документы, но и обеспечить безопасность доступа к ним. Это стало удобным инструментом для поиска документов, переноса утративших силу документов в архивную область СЭД.

Результаты проекта

В итоге была автоматизирована работа с входящей, исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией. Новое решение позволило «Адмиралтейским верфям» значительно сократить сроки и в несколько раз уменьшить затраты на рассмотрение и согласование документов внутри компании, упорядочить большой объём поступающих документов, также ощутимо повысить прозрачность и управляемость в компании.

Александр Остренко - директор по продажам компании Conteq

«Предприятие «Адмиралтейские верфи» сделало правильный выбор в сторону веб-ориентированной системы электронного документооборота DocSpace, т.к. это позволило ему добиться поставленных целей в рекордно сжатые сроки – уже через 1,5 месяца сотрудники получили полностью работающую СЭД/ECM – систему, настроенную под индивидуальные требования компании».