Внедрение системы электронного документооборота DocSpace

О «ЦТСС»

«Центр технологии судостроения и судоремонта» - ведущий технологический центр судостроения России, одна из крупнейших научных организаций Санкт-Петербурга.

Ситуация

Центр технологии судостроения и судоремонта активно участвует в разработке и реализации крупных инвестиционных проектов. В его составе - научно-исследовательские лаборатории, конструкторские и проектные подразделения, отраслевой научно-технический центр, а также необходимые производственные мощности для изготовления и выпуска создаваемого технологического оборудования. Таким образом, территориальная распределённость включала в себя ряд классических проблем присущих бумажному документообороту, таких как:

невозможность нахождения актуальной информацию об исполнении работ;
отсутствие инструментов для контроля исполнителей;
затрудненные коммуникации между структурными подразделениями;
нарушение сроков подготовки ответов на входящую документацию;
риск утраты важных документов;
долгий поиск необходимых документов;
неэффективное использование рабочего времени из-за длительных процессов согласования документов.

Руководство технологического центра пришло к решению о внедрении системы электронного документооборота.

Цели и задачи проекта

Будущая система должна включать в себя ряд возможностей, таких как:
1. Однократная регистрация документа, при которой система в случае необходимости сможет его идентифицировать и исключит риск дублирования.
2. Параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения.
3. Просмотр ответственного за исполнение документа в любой момент процесса.
4. Единая база документов.
5. Оперативный поиск документа.
6. Эффективная система отчетности.

Решение

Выбранная компания Conteq предложила реализовать проект на платформе Microsoft SharePoint, использовав собственное разработанное коробочное решение DocSpace, благодаря которому запуск системы электронного документооборота был осуществлен в максимально короткие сроки – за 1,5 месяца. Новая система включила в себя следующие функции ЭДО: создание электронной версии документа и его атрибутной карточки, создание текста из готового шаблона, поиск карточек документов, создание электронного документа с использованием шаблона на бланке организации, сохранение документов в различных форматах, создание маршрутов документа и управление его движением, ведение журналов, классификаторов и справочников, регистрация и классификация документов, регистрируемых в системе, рассылка напоминаний и уведомлений, согласование документов, формирование отчётов о движении и исполнении документов.

Результаты проекта

В рамках проекта по внедрению системы DocSpace руководство технологического центра отметило следующие результаты проекта:

сокращение времени в среднем на 65% на обработку и создание документов;
ускорение движения информационных потоков;
экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
рост производительности труда работников до 30%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
снижение рисков потери документов;
увеличение скорости согласования и утверждения документов;
повышение корпоративной культуры.