Разработка производственной отчётности в компании «Краслесинвест»

Основные задачи в рамках проекта:

• разработать удобный отчёт, который позволит руководству оценить положение дел на предприятии;
• обеспечить доступ руководства к актуальной информации о состоянии ключевых процессов в любой момент времени.

Источник данных:
На этапе пилотного проекта источником данных выступал файл Excel. В процессе исследования мы узнали, что оперативная информация со всех лесных участков, с деревообрабатывающего производства и из главного офиса, передаётся в финансовый департамент, где сводится стойкими финансистами в один большой Excel-файл. Всего 40 листов.

Предыдущее решение:
У Компании уже был собран свой «дашборд» в Excel с ключевыми производственными показателями. Вся эта работа по проверке формул и вычислениям поддерживалась каждый будний день вручную, что легко могло приводить к ошибкам. Один будний день = один файл Excel.

Помимо этого, предыдущее решение являлось полностью статичным не позволяло:

• увидеть изменение показателя в динамике;
  
• сравнить значение текущего периода с прошлым годом, месяцем или другим произвольным периодом;
  
• посмотреть значение прошлого месяца;
  
• оценить текущее положение с начала года (YTD).
  

Сотрудники из другого города могли получить доступ к информации только по запросу на почту.

Первый шаг:
В рамках первого шага рабочая группа пересмотрела список ключевых показателей и разбила их на четыре блока:

1. лесозаготовка;
   
2. деревообработка;
   
3. продажи;
   
4. финансы.
   

Каждый показатель имеет:

• целевое значение – планируется один раз в год и никогда не корректируется;
  
• плановое значение – планируется перед началом месяца с учётом внешних факторов;
  
• фактическое значение.
  

Второй шаг:
После определения перечня показателей необходимо было спроектировать источник. Мы учли внутренние процессы финансового отдела, требования к пилотному проекту и спроектировали таблицу внутри Excel-файла Заказчика. Таким образом, бизнес-процесс по сбору данных претерпел незначительные изменения. Дополнительно, мы добавили формулы и алгоритмы, которые позволяют сократить количество ошибок.

Третий шаг:

После того, как был утверждён список показателей и структура источника, мы приступили к разработке отчёта. Количество показателей было довольно большим для того, чтобы разместить их на одном листе разом, чтобы без дополнительных манипуляций можно было охватить всю «картину». При этом, некоторые показатели необходимо было отображать в динамике по месяцам.

На главной странице мы разместили 4 матрицы, которые по умолчанию отображают данные за период MTD (Month-to-Date). Таким образом, когда пользователь открывает отчёт, он получает информацию о результатах текущего месяца. При этом у пользователя имеется возможность выбрать другой период:

• MOM (Month-over-Month);
  
• YTD (Year-to-Date);
  
• PYTD (Previous Year to Date);
  
• POP (Period-over-period).
  

Например, когда пользователь выбирает YTD (Year-to-Date), заголовки всех 4-х матриц переименовываются. Всё это работает очень аккуратно и бесшовно т.к. мы уделили внимание каждому миллиметру и строчке кода.

Для каждого из четырёх блоков разработана внутренняя страница. Переход на внутренние страницы осуществляется через панель навигации.

Внутренняя страница содержит по 2 графика, которые отображают значения показателей в динамике. Дополнительно, мы добавили возможность переключать графики на гистограммы, которые позволяют увидеть разницу между значением показателя в прошлом году, в текущем году и с планом.

Обновление данных:
На стороне Заказчика были изданы приказы, закрепляющие ответственных за своевременное предоставление достоверных данных. Определённые сотрудники размещают файл Excel с актуальными оперативными данными в сетевой папке. Power BI проверяет наличие актуальных данных каждые 15 минут в рабочее время.

Если значение какого-то показателя требуется прокомментировать – специалист заполняет специальное поле в таблице Excel. Комментарии специалиста загружаются в отчёт, где их может прочитать руководство.

Итоги:
После внедрения нового дашборда пользователи отметили удобство работы с отчётом и возможность быстрого анализа информации.
В итоге разработанная нами связка Excel-Power BI позволила:

• повысить точность и доступность информации;
  
• снизить трудозатраты на подготовку отчётности.
  

Результатом нашей работы стал отчёт, который позволяет пользователям легко отслеживать ключевые показатели. Наш проект помог Заказчику принимать решения более оперативно, с опорой на данные, и повысить эффективность своих бизнес-процессов.