Ситуация
Специалисты компании Conteq завершили проект внедрения автоматизированной системы управления закупками на базе СЭД/ECM-системы DocSpace и Microsoft SharePoint в одной из крупнейших распределительных сетевых компаний страны «Ленэнерго». В итоге компании удалось в 2 раза снизить трудозатраты на организацию закупочных процедур. Проект по автоматизации управления закупками был направлен на повышение эффективности организации за счет приобретения необходимых материально-технических ресурсов и услуг установленного качества, требуемого количества, в нужное время, в нужное место и с наименьшими затратами. Оперативный поиск нужной информации являлся неотъемлемой задачей проекта автоматизации. Кроме стандартных механизмов поиска организованного контента по различным метаданным, система предусматривает и косвенный поиск через аналитические данные. Такой поиск экстремальных значений показателей позволяет своевременно найти некорректные данные, детально рассмотреть механизм их появления и принять нужные меры для исправления возникшей ситуации.
При выборе партнера по внедрению системы управления закупками, руководству компании «Ленэнерго» было важно не только само решение и его функциональность, но и ценовая политика партнера, его опыт внедрения и ресурсы, которые могли быть выделены для реализации проекта. Из ведущих системных интеграторов, представивших свои решения, была выбрана компания Conteq и система управления закупками на базе СЭД/ECM-системы DocSpace и Microsoft SharePoint. В итоге компания получила единую современную систему управления закупками, которая объединила все бизнес-процессы закупочной деятельности.
Цели и задачи проекта
Перед руководством компании «Ленэнерго» стояли следующие цели:
- повысить уровень контроля над закупками;
- снизить трудозатраты на использование закупочных процедур;
- повысить рентабельность за счет лучших условий поставок и снижения издержек;
- уменьшить зависимость от поставщиков и подрядчиков;
- увеличить выбор закупаемых товаров;
- снизить объем внеплановых закупок.
Решение
Перед внедрением проектная команда Conteq определила для себя четкие этапы будущего проекта. В первую очередь, необходимо было провести обследование бизнес-процессов, проектирование и разработку самой системы. Также, необходимо было организовать обучение пользователей и администраторов, развернуть систему и тиражировать ее на все подразделения.
В рамках реализации и внедрения автоматизированной системы управления закупками на базе СЭД/ECM-платформы DocSpace и Microsoft SharePoint были автоматизированы основные этапы закупочной деятельности:
Система включает автоматизацию основных задач документооборота на базе решения DocSpace: процессов создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов.
В рамках реализации и внедрения автоматизированной системы управления закупками на базе СЭД/ECM-платформы DocSpace и Microsoft SharePoint были автоматизированы основные этапы закупочной деятельности:
- Формирование и согласование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ);
- Проведение закупочной процедуры;
- Определение победителя;
- Отправка сведений о победителе для заключения договора;
- Исполнение поручений;
- Регламентированные отчеты по исполнению ГКПЗ.
Система включает автоматизацию основных задач документооборота на базе решения DocSpace: процессов создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов.
Результаты
Внедрение автоматизированной системы управления закупками позволило:
- ускорить процесс разработки и согласования/утверждения закупочной документации;
- контролировать соблюдение установленных регламентов обработки документов;
- повысить уровень исполнительской дисциплины;
- снизить объем хранимых бумажных копий документов;
- организовать статистический анализ процессов и оперативного вносить изменения по результатам анализа;
- организовать контекстный поиск по различным параметрам, как по данным системы, так и в рамках архивного хранилища;
- обеспечить быстрый доступ к необходимым документам по всем закупкам при помощи атрибутивного и полнотекстового поиска по документам.
Уникальность проекта
- Проект охватил все структурные подразделения, процессы управления закупками охватывают все виды деятельности предприятия, к системе подключены все территориально распределенные подразделения компании;
- Высокая скорость запуска системы в промышленную эксплуатацию – за счет применения готового решения для автоматизации бизнес-процессов DocSpace система была внедрена в промышленную эксплуатацию через три месяца после старта проекта и развивалась в ходе эксплуатации;
- Создан полноценный BI инструмент для статистического и on-line анализа состояния процессов, выявления слабых мест в бизнес-процессах и в исполнительской дисциплине. Система позволяет проводить реинжиниринг автоматизированных бизнес-процессов в замкнутом цикле, накапливая статистику по процессу и проводя изменения его параметров.
- Внедрена концепция оценки производительности системы, используя положения методики APDEX (Application Performance Index – Индекс производительности информационных систем), в соответствии с которой производительность системы оценивается с точки зрения субъективного восприятия пользователями процесса работы с ней. Внедрение данной технологии позволяет отслеживать состояние системы по набору комплексных показателей, которые включают в себя взаимоувязанные натуральные технические показатели производительности отдельных компонент.
«Система позволяет сделать достаточно сложный процесс организации закупок прозрачным и понятным для всех участников – инициаторов закупки, сотрудников, отвечающих за организацию и проведение конкурсных процедур, юристов, финансистов», - отметил директор по информационным технологиям ОАО «Ленэнерго».
— Бесплатные Сайты и CRM.