Ситуация
В условиях усиливающейся конкуренции в ритейле и для достижения целей бизнеса, руководству компании «Лента» был необходим современный ИТ-инструмент, позволяющий повысить точность планирования и эффективность использования собственных ресурсов.
Ежедневно в компании реализуется большое количество разного рода проектов, сотрудники различных подразделений вынуждены вручную составлять отчеты о состоянии своих проектов и ресурсов, с помощью электронных таблиц на основе сообщений из региональных офисов. Компании «Лента» необходимо было объединить все существующие проекты в единый портфель проектов компании, благодаря которому улучшился бы контроль над ходом выполнения проектов и затратам по ним.
Поэтому, руководством компании было принято решение о старте проекта по внедрению системы управления проектами Microsoft Project. Выбор продукта был обусловлен наличием в системе от Microsoft всего набора функциональности, необходимого для решения поставленных задач. Партнером по внедрению был выбрана компания Conteq, имеющая многолетний опыт автоматизации ритейла и являющаяся сертифицированным партнером корпорации Microsoft в России по проектному направлению.
Ежедневно в компании реализуется большое количество разного рода проектов, сотрудники различных подразделений вынуждены вручную составлять отчеты о состоянии своих проектов и ресурсов, с помощью электронных таблиц на основе сообщений из региональных офисов. Компании «Лента» необходимо было объединить все существующие проекты в единый портфель проектов компании, благодаря которому улучшился бы контроль над ходом выполнения проектов и затратам по ним.
Поэтому, руководством компании было принято решение о старте проекта по внедрению системы управления проектами Microsoft Project. Выбор продукта был обусловлен наличием в системе от Microsoft всего набора функциональности, необходимого для решения поставленных задач. Партнером по внедрению был выбрана компания Conteq, имеющая многолетний опыт автоматизации ритейла и являющаяся сертифицированным партнером корпорации Microsoft в России по проектному направлению.
Цели и задачи проекта
- Создание единого хранилища данных портфеля проектов компании, регулярно собирающего и накапливающего информацию по различным показателям проектов: календарный план-график, корпоративные объекты проекта (риски, вопросы), расчётные показатели KPI и динамика по ним.
- Повышение эффективности использования собственных ресурсов.
- Повышение качества выполнения планов проектов.
- Оптимизация затрат на привлечение внешних ресурсов.
- Сокращение затрат на формирование отчётности по проектам и увеличение качества отчётов.
- Сокращение затрат на долгосрочное и краткосрочное планирование, расчёт KPI.
- Повышение достоверности информации о ходе выполнения проектов.
- Обеспечение возможности фиксации сведений по проектам на русском и английском языках, одновременно, с целью сокращения трудоемкости руководителей проектов на подготовку двуязычных отчетов для русскоязычных и англоязычных пользователей.
Решение
Система управления проектами на базе Microsoft SharePoint позволила тщательнее планировать работы и загрузку ресурсов руководителям проектов, собирать фактические данные о выполнении задач от каждого исполнителя. Также, благодаря решению Microsoft SharePoint, появилась возможность централизованного управления ресурсами, повысилась скорость формирования еженедельных статус-отчётов и сводной отчётности по проектам. Система управления проектами позволила автоматически формировать статус-отчёты и утверждать их с проектной группой в самой системе.
В рамках проекта по созданию комплексной системы отчётности проектов были выполнены следующие работы:
В рамках проекта по созданию комплексной системы отчётности проектов были выполнены следующие работы:
- создано единое хранилище данных для сбора и хранения информации по проекту, в том числе данных из календарного плана проекта, данных с сайта проекта и расчётных показателей, рассчитывающихся на основе данных проекта прошлых сохранённых периодов;
- разработана и спроектирована система отчётности, созданная на базе Microsoft Project;
- разработана электронная форма еженедельных отчётов по проектам (Project Status Report) с возможностью выгрузки в формат Excel и Word на английском и русском языках;
- проведено обучение пользователей «Ленты» экспертами компании Conteq.
Уникальность проекта
- Разработана и внедрена собственная система KPI по эффективности использования ресурсов.
- Организован сквозной процесс планирования не только проектов, но и всех работ по развитию ИС.
- Организовано единое информационное пространство для менеджеров проектов, функциональных руководителей и исполнителей в рамках матричной структуры.
- Реализован комплексный еженедельный мониторинг выполнения проектов и анализа их динамики, за счет организации отдельного хранилища данных.
- Автоматизирован расчет статусов проектных задач, на основании комплексного анализа плановой и фактической информации о проекте.
- Формирование еженедельных отчётов по проектам возможно как на русском, так и на английском языке в формате MS Word.
Результаты проекта
В результате проекта была создана универсальная информационная площадка для управления проектами и ресурсами компании, позволяющая повысить точность планирования и эффективность использования собственных ресурсов.
«Система управления проектами позволяет контролировать ресурсное распределение на более высоком, качественном уровне. Фактически, она является неотъемлемым элементом внутреннего контроля за расходами»
— Бесплатные Сайты и CRM.