Внедрение СЭД/ECM - системы DocSpace

О «ЛСЕГ»

«Логистика Северо-Европейских Газопроводов» («ЛСЕГ») - единый оператор комплексного логистического сервиса и сопутствующих услуг на рынке нефтегазового, энергетического и промышленного строительства.

Ситуация

Крупный оборот компании «ЛСЕГ» позволяет иметь разветвлённую региональную сеть логистических подразделений. Региональные представительства расположены в пределах г. Москва, Санкт-Петербургской и Вологодской области, ЯНАО г. Новый Уренгой, ХМАО-Югра Тюменской области г. Югорск, Республика КОМИ г. Ухта и г. Воркута.

В связи с такой большой распределенной сетью подразделений, персонал компании испытывал большие сложности при согласовании ряда внутренних документов. Срок согласования документов мог достигать порядка 2 недель, поиск необходимых документов затягивался на несколько часов, отсутствовало единое хранилище документов, многие документы терялись. У руководства компании отсутствовали единые механизмы контроля за выполнением поручений по документам. Таким образом, было принято решение об автоматизации документооборота компании. Компанией был объявлен конкурс, по итогам которого партнером «ЛСЕГ» стала компания Conteq. Системный интегратор предложил собственную уникальную разработку СЭД/ECM - систему DocSpace, полностью отвечающую требованиям «ЛСЕГ».

Цели и задачи проекта

Создание единого централизованного хранилища документов.
Внедрение средств автоматизированного контроля исполнительской дисциплины.
Регламентирование всех документно-ориентированных процессов.

Решение

Проект по внедрению системы DocSpace был реализован в максимально сжатые сроки- 3 месяца. Современная ИТ-система позволила «ЛСЕГ» объединить в единую информационную среду следующие виды документов:

входящая и исходящая корреспонденция;
различные виды договоров;
нормативно-справочные документы: должностные инструкции, положения, регламенты, документы СМК;
организационно – распорядительные документы: приказы, протоколы, распоряжения, решения;
более 20 видов служебных записок.

Кроме этого, была автоматизирована функция контроля исполнительской дисциплины, позволившая оперативно отслеживать качество обработки документов и эффективность каждого сотрудника.

Создание системы позволило решить несколько ключевых задач – позволить сотрудникам компании получить доступ к единой базе документов, упросить и ускорить процесс согласования документов внутри компании, обеспечить безопасное, долгосрочное хранение документов.

Результаты проекта

Внедрение системы электронного документооборота DocSpace на предприятии позволило создать единую информационную среду, поддерживающую весь жизненный цикл документов, объединить всех сотрудников компании в каждом отделении, а также существенно сократить материальные и временные затраты на обработку и хранение документов.

Новая полнофункциональная система электронного документооборота позволила:

объединить в едином информационном пространстве порядка 130 000 документов
регламентировать все документно-ориентированные процессы
организовать оперативную работу с документами
внедрить средства автоматизированного контроля исполнительской дисциплины
повысить скорость принятия решений за счет минимизации времени на обработку документов
обеспечить безопасное, долгосрочное хранение документов.

Продукт DocSpace доказал свою надежность, производительность и эффективность. Компания планирует в ближайшем будущем расширить функциональные рамки решения. Такой подход позволит объединить информационные потоки, а значит, повысить продуктивность и скорость работы.