Внедрение системы управления проектами Microsoft Project

О «Мегамейд»

Группа компаний «МегаМейд» основана в 2001 году. «МегаМейд» предлагает комплексное решение задач на всех стадиях реализации строительных проектов: от проведения инженерно-геодезических изысканий и проектирования до строительства, сдачи и дальнейшей эксплуатации объектов.

Ситуация

В своей работе компания «МегаМейд» столкнулась с классическими проблемами, с которыми сталкиваются компании не имеющие системы управления проектами:

нерациональное использование ресурсов;
не соблюдение сроков проектов;
перераспределение бюджета;
сложности в проектных коммуникациях в географически распределенных командах;
отсутствие отчётности по проектам и портфелю проектов.

Цели и задачи проекта

прогнозирование ресурсов и сроков по новым проектам с возможностью анализа и резерва свободных ресурсов еще до старта проекта;
рост репутации в глазах клиентов за счёт соблюдения сроков и качественной проделанной работы над проектами;
снижение финансовых затрат и количества штрафов за срывы сроков за счёт календарного управления проектами с инструментами контроля сроков;
рациональная загрузка сотрудников за счёт анализа использования ресурсов всей компании;
снижение финансовых и временных затрат на осуществление, организацию и контроль проектной деятельности за счёт организации совместной работы над планированием и исполнением проектов;
быстрая обучаемость новых сотрудников за счёт специально разработанных шаблонов проектов и справочников типовых работ.

Решение

Система Microsoft Project включила в себя следующие возможности:

1. Управление портфелем проектов:

создание структуры проектов организации;
создание структуры ответственных лиц;
контроль сроков и стоимости выполнения проектов;
отслеживание ключевых показателей;
анализ эффективности портфеля проектов.

2. Календарное планирование:

планирование содержания проекта;
построение структурной декомпозиции работ;
учёт ограничений;
определение потребности в ресурсах;
просмотр шаблонов и справочников типовых работ.

3. Ресурсное планирование:

просмотр организационной структуры компании;
назначение ответственных и исполнителей;
анализ использования ресурсов всей организации;
создание пула ресурсов;
выравнивание и резервирование ресурсов.

4. Финансовое планирование:

бюджетирование проекта;
определение стоимости ресурсов;
расчёт плановой и фактической стоимости работ;
расчёт расходов за заданный промежуток времени;
создание финансовых отчётов.

5. Исполнение проектов:

формирование заданий исполнителям;
автоматический сбор фактических показателей;
визуализация процесса выполнения работ;
план-фактный анализ проекта;
корректировка плана.

6. Контрольные точки проекта:

быстрое добавление контрольных точек плана;
отображение контрольных точек в плане и портфеле проектов;
цветовая идентификация состояния проекта;
отображение фактического исполнения этап.

Результаты проекта

В результате система была развернута в 4-х подразделениям компании «МегаМейд».

Были решены следующие задачи:

использование единого стандарта работы по планированию и исполнению проектов;
обеспечение информационного взаимодействия сотрудников в процессе проектной деятельности;
повышение эффективности использования ресурсов;
снижение перерасходов бюджета;
сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов
обеспечение формирования отчётов в различных разрезах.