Внедрение информационной системы планирования и контроля выполнения проектных работ

В компании «Полиметалл Инжиниринг» работает более 400 сотрудников, которые ежедневно выполняют работы по разработке и выпуску рабочей и проектной документации, научно-техническим исследованиям. Таким образом, объем одновременно выполняемых работ растет год от года и без применения современных ИТ-инструментов, оперативное отслеживание сроков выполнения работ в разных проектах невозможно. В начале 2010 года руководство компании приняло решение о внедрении информационной системы планирования и контроля выполнения проектных работ. Партнёром по внедрению была выбрана компания Conteq. Основанием для выбора системы управления проектами на базе Microsoft Project послужило несколько факторов. Во-первых, значительный рост числа проектов по внедрению систем управления проектами на российском рынке, во-вторых, функциональность решения отвечала всем поставленным требованиям компании «Полиметалл Инжиниринг»: ведение проектной документации в управляемом структурированном виде, в связке с графиками проекта и отчетностью. Кроме того, решение позволяет снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов компании, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями. Система Microsoft Project отвечает главному требованию компании «Полиметалл Инжиниринг» – позволяет объединить все бизнес-процессы компании, связанные с проектным управлением, в рамках централизованной системы. 

Результат проекта – функционирующая информационная система, инициализированная актуальными данными по текущим проектам, обученные пользователи.

На первом этапе специалисты компании Conteq выполнили работы по развёртыванию и настройке Microsoft Project, провели обучение ключевых специалистов. Следующим этапом внедрения системы управления проектами стал запуск процедуры по сбору фактических трудозатрат по видам выполняемых работ. Это позволило начать накапливать статистическую информацию для построения собственных внутренних нормативов, чтобы в дальнейшем перейти к более точному планированию сроков выполняемых работ и прогнозированию потребностей в специалистах. Будет реализована возможность формирования, согласования и утверждения устава в самой системе. Согласование уставов и графиков проектов будет происходить в системе с использованием совместного обсуждения. Также, будут созданы библиотеки шаблонов типовых задач на проекте с целью последующего сокращения затрат времени на формирование новых графиков. Что касается ресурсного планирования, то будет введена классификация по трудовым затратам (время работы людей и машин), материальным затратам, категориям и постатейному распределению. Исполнители смогут обновлять информацию о фактически выполненных работах в системе, формировать отчёты о затраченных ресурсах, в том числе об исполнении бюджета проекта и передавать эту информацию руководителю проекта, который будет актуализировать план-график работ. Формирование реестра рисков по проектам будет включать в себя: классификацию рисков по 3-м категориям «низкий», «средний» и «высокий». Кроме этого, будет сформирован реестр рисков с возможностью фильтра по категориям и проектам в целом по портфелю проектов, которые будут отслеживаться и контролироваться через закрепление за конкретным ответственным участником проекта, с возможностью формирования динамического отчёта по рискам.