Внедрение системы электронного документооборота DocSpace

О «Raos Project»

"Raos Project"- является дочерней компанией российского государственного холдинга "Росатом", объединяющего более 360 предприятий атомной отрасли. В состав «Росатома» входят все гражданские атомные компании России, предприятия ядерного оружейного комплекса, научно-исследовательские организации, а также атомный ледокольный флот.

Ситуация

В рамках работы в территориально распределенных командах, работающих в двух странах, рос объём бумажного документооборота, не хватало аналитики по документам и возникали непроизводительные затраты.

Цели и задачи проекта

Сокращение бумажного документооборота и потерь документов.
Создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов без перехода в смежные системы.
Ускорение цикла согласования документов.
Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
Накопление корпоративных знаний для помощи впринятии решений, в целях избегания повторения ошибок и быстрого обучения новых сотрудников.
Повышение скорости и улучшения качества принятия управленческих решений.
Усиление контроля исполнения поручений (наличие полной информации о порученных заданиях, сроках и результатах выполнения работ).
Реализация модуля аналитической отчётности по документам и поручениям.
Обеспечение возможности работы пользователей с документами при дистанционном формате трудовой деятельности.

Решение

В рамках проекта в общей сложности было автоматизировано 24 бизнес-процесса.
Также было разработано более 10 печатных форм.
Была настроена система уведомлений, проведены интеграции СЭД с 1С:ЗУП, Active Directory, IBM Lotus и ActiveMQ Artemis.
Была произведена масштабная миграция файлов на момент запуска в эксплуатацию из системы на базе Lotus Notes.
Был разработан механизм интеграции с использованием ActiveMQ Artemis в качестве брокера сообщений для обмена данными с другими системами.
И в конечном результате были разработаны обучающие курсы по работе в Системе.

Архитектура системы:

Внедренные модули продукта:

1. Управление организационно-распорядительной документацией (входящие и исходящие документы, служебные записки, приказы, протоколы).
2. Управление договорами (договоры, соглашения о конфиденциальности, дополнительные соглашения, приложения, акты).
3. Управление закупками (технические задания, закупки, закупочная документация).
4. Управление мероприятиями (заявки на бронирование переговорных комнат, мероприятия, заявки на командировки).
5. Управление заявками (заявки на предоставление пропуска, заявки на предоставление средств индивидуальной защиты, заявки на создание новой учетной записи, заявки на изменение прав доступа, заявки на блокировку учетной записи, заявки на местные командировки, заявки на перевод).
6. Учёт и контроль исполнения поручений.
7. Учёт и контроль ведения совещаний, в том числе ведение протоколов и создание поручений/резолюций по совещаниям на основании загруженных данных.
8. Управление отчётами.

Для внедрения решения были использованы платформы и технологии:

Платформы:

СЭД DocSpace на базе MS SharePoint 2013.
LMS 365.
Microsoft Power BI

Инструменты:

SQL Server Integration Services
SQL Server Analysis Services
SQL Server Reporting Services

В итоге система используется как электронное хранилище документов, позволяющее отправлять документы по маршруту обработки и совместно работать с каждыми файлом в режиме редактирования.

Отчётность, сформированная в Power BI, позволяет получать необходимую информацию о ходе выполнения поручений и задач, а также контролировать движение документов в Системе. Создание единого источника, благодаря которому информация из разных систем автоматически собирается в едином хранилище, позволяет формировать отчеты по данным из разных Систем.

В качестве заключения

В результате внедрения DocSpace удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование, поиск документов и получение отчётности. Что в свою очередь позволило быстро и эффективно организовать работу сотрудников в условиях дистанционного формата работы.

Теперь сотрудники, приступающие к работе в DocSpace, проходят обучение, просматривая созданные специально для РАОС Проект обучающие курсы. Видеокурсы доступны сотрудникам в Системе дистанционного обучения LMS365.

Анна Строцкая – Руководитель проектов Департамент Modern Workplace

«Говоря об автоматизации документооборота в РАОС Проект, стоит отметить, что решение реализовано для цифровизации бизнес-процессов пользователей из Финляндии и России. Мы благодарны РАОС Проект, что смогли в очередной раз получить масштабный опыт работы в международной среде.»