Внедрение системы управления проектами Microsoft Project

Одной из главных отраслей деятельности компании "Свеза" является инвестиционная деятельность. Ежедневно, в компании все типовые проекты рассматриваются в индивидуальном порядке, из-за чего отсутствует возможность системного управления инвестициями. Руководство компании столкнулось с рядом проблем в процессе формирования инвестиционных программ, планирования и реализации инвестиционных проектов:

• проекты по-разному оформляются и не сопоставимы (разные подразделения компании используют разные источники макроэкономических данных, по-разному определяют границы проектов и т.п.);
• происходит перерасход бюджета и срыв сроков, переавансирование;
• практически невозможно провести анализ достигнутых эффектов от реализации инвестиционных проектов.

Таким образом, было принято решение о создании единого информационного поля для управления инвестиционными проектами. 

Компания Conteq выступила подрядчиком в разработке концепции управления инвестиционными проектами на базе Microsoft Project. Компании "Свеза" требовалась система автоматизации деятельности по реализации следующих типов проектов:

• все инвестиционные проекты, в том числе и крупные, такие как строительство новых заводов, внедрение ERP системы и т.д.;
• рабочие проекты подразделения, например, технической дирекции.

Система Microsoft Project была нацелена на формализованный инвестиционный процесс, интегрированный в систему управления компании, в рамках которого сотрудники структурных подразделений выполняли бы свои функции в заданной последовательности в соответствии со строго определенными правилами. Все плановые документы должны оформляться единообразно: в бизнес-планах, ТЭО и др.документах. На основе единой корпоративной методологии необходимо рассчитывать унифицированные показатели проектов. Отчётные документы должны формироваться упорядоченно, благодаря которым процесс постинвестиционного мониторинга позволил бы отследить плановые показатели и оценить эффекты именно от самого проекта. Что касаемо рисков каждого проекта, они должны быть идентифицированы и зафиксированы, а мониторинг должен своевременно реализовывать запланированные и учтенные в бюджете проекта мероприятия по предотвращению рисков. При внесении изменений в проект должен осуществляться полноценный анализ возможных решений с привлечением причастных структурных подразделений и экспертов.

После успешной разработки концепции, информационная система включает в себя:

• инструменты для управления жизненным циклом проекта;
• инструменты для работы с план-графиками проектов: планирование и перепланирование работ, ресурсное планирование, учет фактически выполненного времени по работам проекта;
• инструменты для совместной работы в проектах: работа с проектной документацией, в том числе презентации, настройка процессов управления требованиями, управления изменениями, управления рисками, управления открытыми вопросами;
• инструменты для поддержки коммуникаций проекта: возможность проведения автоматического анкетирования, размещение информации о проекте с фото руководителей, контактной картой и т.д.;
• инструменты для мониторинга состояния отдельного проекта и портфелей проектов: списки, отчёты, панели руководителей, индикаторы и т.д.