Ситуация
Развитие института в области ИТ и повышенные требования современного рынка к оперативности принятия решений, потребовали от ВНИГРИ не просто автоматизации отдельных задач, но создания консолидированной информационной системы (КИС). Выбор программной платформы занял несколько месяцев. В результате по совокупности факторов руководство ВНИГРИ приняло решение установить систему электронного документооборота DocSpace на базе Microsoft SharePoint и систему управления проектами на Microsoft Project Server. Внедрение обеих систем было доверено компании Conteq, обладающей партнерским статусом Microsoft в направлениях Portals and Collaboration и Project and Portfolio Management.
Цели и задачи проекта
КИС должна была объединить в едином интерфейсе следующие информационные ресурсы: систему электронного документооборота (СЭД), систему управления проектами (СУП), архив документов, корпоративный портал, корпоративную ГИС и веб-приложение ГИС. Поскольку файловое хранилище и корпоративный портал в учреждении уже так или иначе существовали, ИТ-подразделение института сосредоточилось на поиске подходящего решения для автоматизации документооборота и управления проектами, а также на разработке архитектуры и технического решения для электронного архива.
Решение
Внедрение СЭД и СУП в институте происходило одновременно, с момента заключения контракта с Conteq до ввода систем в рабочую эксплуатацию прошло около года. Еще до их финального тестирования эксперты Conteq провели обучение сотрудников и выдали сертификаты. Помимо основных проектов специалисты интегратора вывели все информационные сервисы КИС на единый интерфейс и настроили систему сквозного поиска с применением фильтров для архива, СЭД и СУП.
Сегодня в КИС ВНИГРИ работают 60 сотрудников института, включая канцелярию, ИТ-подразделение (технические специалисты, администратор ПО), значительную часть пользователей от руководителей подразделений и ниже, а также руководство. В СЭД проводятся практически все входящие-исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы.
Несмотря на то, что СЭД и СУП запущены в рабочую эксплуатацию, в институте разрабатываются планы по дальнейшему развитию этих проектов в 2015 году. На уровне пользователей — планируется расширить охват специалистов, работающих с автоматизированными системами. На уровне функционала — предполагается запустить поточное сканирование с помощью штрих-кодирования и специальной программы в DocSpace.
Сегодня в КИС ВНИГРИ работают 60 сотрудников института, включая канцелярию, ИТ-подразделение (технические специалисты, администратор ПО), значительную часть пользователей от руководителей подразделений и ниже, а также руководство. В СЭД проводятся практически все входящие-исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы.
Несмотря на то, что СЭД и СУП запущены в рабочую эксплуатацию, в институте разрабатываются планы по дальнейшему развитию этих проектов в 2015 году. На уровне пользователей — планируется расширить охват специалистов, работающих с автоматизированными системами. На уровне функционала — предполагается запустить поточное сканирование с помощью штрих-кодирования и специальной программы в DocSpace.
Результаты проекта
Преимущества от автоматизации основных бизнес-процессов в институте можно оценить уже сейчас. По словам Александра Карнаухова, экономия бумаги в документообороте — лишь малая часть той выгоды, которую ВНИГРИ получил. Наибольший же эффект наблюдается от экономии рабочего времени сотрудников: «Если бумажный документ мы можем искать час и более, причем можем и не найти, то поиск электронного документа занимает несколько секунд. Получается экономия почти по часу с каждого документа. Если час перевести в человеко-часы и рубли, получим экономию в деньгах. То же самое можно сказать про оперативность принятия решения».
Комментируя результат сотрудничества с Conteq, Александр Карнаухов назвал его успешным, подтвердив, что институт и интегратор пришли к взаимопониманию по всем нюансам проведенного проекта.
Комментируя результат сотрудничества с Conteq, Александр Карнаухов назвал его успешным, подтвердив, что институт и интегратор пришли к взаимопониманию по всем нюансам проведенного проекта.
«Выбор системы электронного документооборота осуществлялся с учетом решения основных задач делопроизводства, дружественности интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности и актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В перечень ключевых функций были включены как функциональные возможности систем, так и экономические, технологические, эксплуатационные, инфраструктурные и др. характеристики систем, а также сервисные возможности и опыт разработчика», - говорится в статье «Создание корпоративной информационной системы института», подготовленной для печатного сборника к 85-летию ВНИГРИ.
«Главными задачами внедрения СУП в институте были систематизация информации по проектам, обеспечение прозрачности при работе с проектами, оперативное получение информации по проектам и активное вовлечение специалистов ВНИГРИ и субподрядчиков в работу с автоматизированной системой. «Функции СУП — хранение информации о проектах с визуализацией на диаграммах Ганта, оперативное получение текущей информации и аналитики для руководства: какие отчеты сделаны, на какой стадии находится задача, процент ее выполнения, какие ресурсы используются и т. д.»
— Бесплатные Сайты и CRM.